Les achats ou services non payés deviennent de plus en plus récurrents. À partir du moment où l’échéance de paiement d’une facture est dépassée, vous devez relancer le client qui vous doit. La lettre de relance pour une facture non réglée fait partie des toutes premières étapes de recouvrement amiable. La relance facturation par mail ou courrier vous aide à savoir si le client est un mauvais payeur ou il est dans un moment difficile.
Plan de l'article
- Qu’est-ce qu’une lettre de relance ?
- Envoi de la première lettre de relance : pour rappeler au client son obligation
- Que doit contenir la lettre de relance ?
- Que faire si le client ne répond pas à la première lettre de relance ?
- Comment adapter la tonalité de la lettre de relance en fonction du contexte et de la relation client ?
- Les erreurs à éviter lors de l’envoi d’une lettre de relance pour optimiser vos chances de récupérer votre impayé
Qu’est-ce qu’une lettre de relance ?
La lettre de relance désigne un document qui permet d’informer un client qu’une facture délivrée en son nom est restée impayée. Cette lettre est donc rédigée par le créancier. La lettre de relance peut être utilisée comme le premier mode de relance. Mais elle peut être aussi envisagée lorsque l’entretien téléphonique n’a pas donné un résultat positif.
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Cette lettre doit être envoyée au client dès lors que le délai de paiement de la facture est dépassé. À partir de ce moment, le créancier considère son client comme en retard de paiement et peut donc engager une procédure de recouvrement. Il faut préciser que l’envoi de la lettre de relance pour facture impayée n’est pas suffisant pour opérer une saisie, c’est-à-dire pour déclencher une procédure de recouvrement forcé. Sur le plan juridique, la relance ne constitue pas un acte obligatoire. Vous pouvez envoyer directement une lettre de mise en demeure à votre client.
Envoi de la première lettre de relance : pour rappeler au client son obligation
L’envoi de la première lettre de relance constitue la première étape du processus de recouvrement à l’amiable de la créance. En réalité, il s’agit juste de rappeler à votre client que l’échéance de paiement de sa facture est dépassée et qu’il faudra régler sa dette. Il existe des conditions à remplir avant de pouvoir réclamer une créance. Premièrement, vous devez être en mesure de prouver l’existence de la créance à travers un justificatif (facture, contrat ou autres). Deuxièmement, la créance doit être liquide. Il faudrait qu’elle soit ou puisse être évaluée. Enfin, il faudrait que la créance soit exigible. Vous devez donc attendre l’expiration du délai de paiement avant d’engager une relance.
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La première lettre doit être bien rédigée pour espérer débloquer la situation et toujours garder de bonnes relations commerciales avec le client. Elle est souvent très efficace. La lettre est simple et facile à rédiger. En cas de recouvrement judiciaire, la lettre de relance vous permet de prouver votre bonne foi devant l’autorité judiciaire.
Que doit contenir la lettre de relance ?
Ce premier document ne requiert pas de formalisme particulier. Il doit être juste clair et précis. Voici les informations à inclure dans votre lettre de relance.
- Nom et adresse du créancier
- Nom et adresse du client
- Références de la facture impayée (numéro et date)
- Montant de la facture avec les pénalités de retard ainsi que l’indemnité forfaitaire de recouvrement
- Date d’échéance de la facture impayée
- Démarches déjà entreprises (appel téléphonique par exemple)
- Délai accordé au client pour régler la somme mentionnée sur la lettre de relance.
Vous pouvez envoyer cette lettre par e-mail ou par courrier, simple ou en recommandé. Il faudra aussi ajouter à cette lettre une copie de la facture impayée. Vous devez rester cordial. Il faut impérativement éviter les relances agressives, les déclarations infondées et les menaces.
Que faire si le client ne répond pas à la première lettre de relance ?
Si votre client ne procède pas au paiement de la facture après l’envoi de la première lettre de relance, il est conseillé de lui envoyer une deuxième lettre de relance. Si le client ne réagit toujours pas, vous pouvez lui envoyer une troisième lettre de relance ou carrément une lettre de mise en demeure. Il faut noter que la lettre de mise en demeure requiert un certain formalisme. Elle doit contenir certaines mentions obligatoires. Il serait donc mieux de confier l’affaire à votre service contentieux ou faire appel à un huissier de justice, un cabinet de recouvrement ou un cabinet d’avocat.
Si toutes vos tentatives de recouvrement amiable ne donnent rien de concret, vous pouvez maintenant recourir à la justice. Le référé de provision et l’injonction de payer font partie des procédures qui permettent de recourir judiciairement une facture impayée. La procédure d’injonction de régler une créance est une procédure qui permet au créancier d’obtenir une décision judiciaire sans comparaître devant le juge.
Comment adapter la tonalité de la lettre de relance en fonction du contexte et de la relation client ?
La tonalité de la lettre de relance doit être choisie en fonction du contexte et de la relation avec le client. Vous devez relancer. Dans ce cas, il serait préférable d’utiliser une approche plutôt douce afin d’éviter que le client ne prenne mal ou ne se sente agressé par la demande.
Par contre, si c’est un mauvais payeur habituel qui ne respecte pas les délais requis pour le paiement des factures, vous devez adopter une attitude ferme tout en restant courtois. Dans cette situation, il faut bien préciser les conséquences négatives que peut entraîner son refus de payer (pénalités de retard, recours judiciaires…). Vous pouvez aussi décider d’ajouter des clauses contractuelles précises sur vos conditions commerciales liées aux retards ou aux impayés.
Quelle que soit la situation, évitez absolument toute forme d’intimidation abusive ou de menaces qui pourraient nuire gravement à l’image de votre entreprise. Effectivement, cela pourrait causer beaucoup plus de tort qu’il n’y paraît au départ.
Les erreurs à éviter lors de l’envoi d’une lettre de relance pour optimiser vos chances de récupérer votre impayé
Lorsque vous envoyez une lettre de relance, il est crucial de bien la rédiger pour éviter les erreurs qui peuvent nuire à l’efficacité de votre démarche. Voici quelques-unes des erreurs courantes à éviter lors de l’envoi d’une lettre de relance :
• N’utilisez pas un ton agressif ou menaçant. Effectivement, cela peut faire fuir le client et rendre plus difficile la récupération de votre impayé.
• Ne soyez pas trop vague dans la formulation du message. Il faut que vos exigences soient claires et précises afin que le client comprenne parfaitement ce que vous attendez comme réponse.
• Il faut en outre vérifier scrupuleusement tous les éléments présents dans la lettre avant son envoi. Cela permettra notamment d’éviter les fautes d’inattention telles qu’un mauvais montant mentionné ou encore une mauvaise référence de facture.
• N’hésitez pas aussi à apporter des éléments complémentaires tels qu’un rappel du contrat signé entre les deux parties ainsi que les échanges antérieurs avec le client concerné afin que celui-ci se souvienne mieux du contexte global lié au paiement demandé.
• Assurez-vous toujours d’être professionnel dans votre approche tout en adoptant une attitude positive et optimiste quant aux chances de réussite pour parvenir à recouvrer l’intégralité ou une partie seulement selon l’accord trouvé avec le débiteur.
