Comment comptabiliser le virement bancaire ?

Toutes les opérations qui sont réalisées au niveau d’une banque doivent faire l’objet d’une procédure d’enregistrement comptable. Et les virements bancaires n’échappent pas à cette exigence comptable qui doit en principe être inscrite dans le journal de la banque.

Étant donné qu’il s’agit d’une procédure technique qui n’est pas à la portée de tous, nous avons réalisé une fiche complète sur la comptabilisation des opérations bancaires (encaissements, décaissements, virements) pour vous aider à y voir plus clair et avoir une bonne traçabilité de toutes vos opérations.

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À quel moment sont comptabilisées les principales opérations bancaires ?

De façon générale, toutes les opérations bancaires (à l’instar des virements bancaires) doivent être enregistrées dans un journal approprié à la date d’exécution. Pour ce faire, l’on ne doit pas retenir la date de valeur de l’opération car c’est un délai imposé par l’établissement bancaire pour des raisons purement techniques. Les dates d’enregistrement comptables pour la majorité des opérations bancaires se présentent comme suit :

Dates d’enregistrement des encaissements

Pour ce qui est chèques reçus, l’enregistrement comptable se fait à la date de remise du chèque. Pour les virements reçus, l’enregistrement comptable se fait à la date de l’avis de crédit de la banque.

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Pour ce qui est des paiements reçus par carte de crédit, l’enregistrement comptable se fait à la date de l’avis de crédit de la banque. Quant aux lettres de change à recevoir, l’enregistrement comptable se fait à la date d’acceptation du client.

Pour ce qui est des billets à ordre à recevoir, l’enregistrement comptable se fait à la date de réception du billet. Enfin pour les effets escomptés, l’enregistrement comptable se fait à la date de l’avis du crédit à la banque.

Dates d’enregistrement des décaissements

Pour ce qui est chèques émis, l’enregistrement comptable se fait à la date d’émission du chèque. Pour les virements émis, l’enregistrement comptable se fait à la date de l’ordre de virement.

Quant aux lettres de change à payer, l’enregistrement comptable se fait à la date d’acceptation de la lettre de change. Pour ce qui est des billets à ordre à payer, l’enregistrement comptable se fait à la date de remise du billet.

Quelle méthode pour la comptabilisation des encaissements ?

Méthode de comptabilisation des chèques reçus

Un chèque reçu est considéré comme encaissé dès lors qu’il est transféré à la banque. A sa réception, la banque va débiter le compte 5112 « Chèques à encaisser » et créditer le compte 411 « Clients ». Lorsque le chèque est remis en banque, on débite le compte 512 « Banque » et on crédite le compte 5512. Pour un chèque sans provision, il sera isolé dans le compte 416 « Clients douteux ».

Méthode de comptabilisation des virements reçus

Un virement reçu est comptabilisé en tenant compte de la date de réception de l’avis de crédit. Dans la pratique, on ne retient pas la date de l’ordre de virement du débiteur car il est possible qu’un ordre de virement soit annulé avant qu’il ne soit exécuté.

Le virement sera considéré comme acquis du moment où le banquier va recevoir les fonds peu importe le délai en vigueur et l’inscrire au crédit du compte du destinataire.

La comptabilisation d’un virement reçu va se faire comme suit : lorsqu’un virement est reçu, on débite le compte 512 « Banque » et on crédite le compte 411 « Clients » ou le compte tiers qui est partie prenante de l’opération.

Quelle méthode pour la comptabilisation des décaissements ?

Méthode de comptabilisation des chèques émis

Un chèque doit être comptabilisé dès qu’il est émis sans avoir besoin d’attendre son encaissement. Il pourra ensuite être présenté pour paiement dans un délai de maximum un an. La procédure de comptabilisation d’un chèque à l’émission requiert qu’on débite le compte des tiers concernés (par exemple les comptes 431, 44551, 421 ou 401) et qu’on crédite le compte 512.

Méthode de comptabilisation des virements émis

Les virements doivent être comptabilisés à la date de leur émission qui est en principe la date de l’ordre de virement. L’écriture comptable des virements est similaire à celle des chèques : on débite le compte des tiers concernés par l’opération (comptes 431, 44551, 421 ou 401) et on crédite le compte 512 « Banque ».

Quelle est la méthode de comptabilisation des virements bancaires internes ?

Toutes les opérations de transfert d’argent (qu’il s’agisse des virements entre comptes bancaires, des remises d’espèces en provenance de la caisse en banque ou des retraits d’espèces pour alimenter le compte) sont enregistrées dans un compte de passage.

Ce compte porte le nom de compte 58 et comptabilise toutes les transactions internes à la banque. Il doit être obligatoirement soldé à la clôture de chaque exercice.

Il faut noter que lorsqu’il y a un décalage entre la date de comptabilisation et la date d’opération inscrite sur le relevé bancaire à la clôture de l’exercice, il est important d’effectuer un état de rapprochement bancaire pour vérifier que le solde en banque rétabli est identique au solde comptable.

Comment enregistrer les frais bancaires liés aux virements ?

Lorsque vous effectuez un virement bancaire, il faut mentionner l’émetteur et le bénéficiaire. Si les frais sont à la charge de l’émetteur, ils doivent être enregistrés en tant que frais bancaires, tandis que s’ils sont à la charge du bénéficiaire, ils seront enregistrés comme une déduction sur le montant reçu. Pour ce faire, il faudra créer un compte spécifique pour les frais bancaires afin de les enregistrer.

Effectivement, ces charges ne correspondent pas aux achats ou ventes réalisées par l’entreprise mais plutôt à des services rendus par la banque. Il faut donc créer un compte ‘frais bancaires‘ sous le numéro 627 pour pouvoir y affecter tous les coûts liés aux transferts.

Il faut distinguer facilement les différentes natures des dépenses telles qu’elles apparaissent dans le Grand Livre et faciliter ainsi leur analyse ultérieure.

Comment ajuster les comptes bancaires en cas d’erreur de saisie ?

En cas d’erreur de saisie lors de l’enregistrement des opérations bancaires, pensez à bien vérifier régulièrement les montants rapprochés avec ceux qui figurent sur le relevé bancaire. Si une erreur se produit, pensez à bien la régler par un règlement ou par un encaissement.

Dans ce genre de situation, la première étape consiste à s’assurer que l’erreur provient bien du virement et non pas d’une faute dans la comptabilité générale. Si l’erreur vient bel et bien du virement effectué et qu’il ne correspond pas au montant attendu ou qu’un compte n’a pas été crédité comme prévu, vous devez contacter votre conseiller bancaire afin qu’il puisse rectifier cette erreur.

Lorsque vous constatez une erreur liée à un virement interne, la manipulation est différente car elle se traite directement dans votre logiciel comptable. Pour cela, rendez-vous sur le journal concerné, sélectionnez la ligne correspondante à cet échange entre deux caisses internes pour effectuer les corrections nécessaires.

Il faut ensuite procéder à une mise à jour des différents documents financiers ainsi que du solde sur le compte en question. Rappelons aussi que chaque correction doit être notée sur des pièces justificatives telles que les factures fournisseurs ou clients.

Pour éviter toute confusion future quant aux dépôts et retraits erronés, il est recommandé de marquer ces corrections avec la mention suivante : ‘ajustement comptable’ et ce, pour un meilleur suivi des opérations bancaires.