S’organiser pour réussir

« La raison d’être d’une organisation est de permettre à des gens ordinaires de faire des choses extraordinaires. » Peter Drucker

Organisez-vous pour réussir !

S’organiser pour réussir

Tous les jours, vous devez faire des choses extraordinaires :

• Réussir votre vie professionnelle et personnelle
• Créer votre entreprise
• Relever le nouveau défi que votre boss vient de déposer, l’air de rien, sur votre bureau
• Faire face au rachat, à la fusion de votre entreprise
• Faire face à la dernière réorganisation, alors même que la précédente n’est pas achevée

 

Si vous vous retrouvez dans ces affirmations :

1. Vous avez l’esprit encombré d’une foule de choses
2. Une chose oubliée surgit au mauvais moment (ex : en réunion avec votre boss, vous vous dites qu’il faut changer les pneus de votre voiture)
3. Votre todo list est interminable
4. Vous passez un temps infini à refaire, reclasser les tâches de votre todo list
5. Votre bureau est encombré
6. Vous mettez longtemps à vous mettre en route quand vous arrivez au bureau
7. Vous n’êtes pas satisfait de votre journée quand vous quittez le bureau
8. Vous avez essayé plusieurs systèmes d’organisation personnelle, et vous les avez abandonnés
9. Vous êtes anxieux à l’idée d’oublier quelque chose d’important

Pour être plus efficace, adoptez des idées de ce livre : S’organiser pour Réussir : Getting Things Done (méthode GTD)*

 

1/ Soulagez votre esprit

Si vous vous êtes souvenu qu’il fallait porter votre voiture au garage en pleine réunion, c’est que votre cerveau ne sait pas gérer correctement vos priorités. S’il savait, il vous le rappellerait quand vous êtes près d’un téléphone pour que vous puissiez prendre rendez-vous.

La solution pour s’organiser : écrivez tout ce que vous avez à faire dans un système fiable.

Mon outil préféré : mon smartphone. Je m’envoie des mails à moi-même, que je traite en même temps que tous les mails.

 

2/ Clarifiez vos tâches

SI vous avez des tâches qui traînent sur votre liste, c’est que vous n’avez pas clarifié les étapes à réaliser.

La solution pour s’organiser : Décidez de ce que vous devez faire en premier pour démarrer cette tâche.
Ainsi « : porter la voiture au garage » devient « téléphoner pour prendre RV ». A condition que vous ayez le numéro de téléphone du garage. Sinon, la première action sera : consulter l’annuaire.

Mon outil préféré pour les tâches complexes : une série de questions
– Qu’est ce que je dois avoir fait pour que ma voiture soit réparée ?
– Je dois l’avoir portée au garage
– Qu’est-ce que je dois avoir fait pour la porter au garage ?
– Je dois avoir pris RV
– Qu’est-ce que je dois avoir fait pour prendre RV
– Je dois avoir le numéro de téléphone

 

3/ Faites plusieurs listes.

Si vous passez trop de temps à travailler sur votre todo-list, c’est qu’elle est trop compliquée à gérer.

La solution pour s’organiser : avoir plusieurs listes

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Ma liste préférée : « Incubation », vous pouvez l’appeler aussi : « un jour, peut-être ».C’est une liste qui favorise la créativité parce que des connections peuvent se faire entre deux idées, jetées sur le papier à deux moments différents. Surtout, ma liste « A faire » n’est pas polluée par des idées imprécises que je n’entreprendrai jamais ou alors dans quelques mois.

 

4/ Ayez un système adapté

Si vous abandonnez les nouveaux systèmes, qui ont pourtant l’air performants, c’est qu’ils ne sont pas adaptés à votre organisation.

La solution pour s’organiser: réfléchissez comment un outil peut – ou pas – s’insérer dans votre organisation.

Mon outil préféré : Le rappel des tâches d’Outlook, toutefois, je ne l’utilise que si deux conditions sont remplies :
– Je sais clairement ce que je dois faire
– Il faut le faire précisément ce jour là et pas un autre. Si ce n’est pas le cas, je clique sur : répéter dans 1 Jour » et après un moment, c’est le fouillis et j’ai 18 tâches à faire.
Si ces deux conditions ne sont pas remplies, les tâches sont dans ma liste « à faire ».

 

5 / Maintenez votre système

Si vous avez des listes et des dossiers partout, c’est que votre système n’est pas fiable.

La solution pour s’organiser : prévoyez de revoir votre système régulièrement. Prenez des rendez-vous avec vous même et faites une check List de ce que vous devez vérifier dans votre système.

Mon moment préféré : le vendredi après-midi parce que c’est un moment plus calme, et où les urgences sont rares.

 

6/ Décidez de ce que vous allez faire

Si vous hésitez sur la tâche à réaliser, c’est que le critère « priorité » n’est pas le premier critère à prendre en compte.

La solution pour s’organiser : utilisez la grille de décision de David Allen
Les critères à prendre en compte, par ordre de priorité, sont les suivants :
– Le contexte (comment passer vos appels tel si vous êtes en avion ?)
– Le temps dont vous disposez
– Votre énergie
– Vos priorités
Même si les 3 premiers critères ne sont pas ceux auxquels vous pensiez, ils sont incontournables. Quand les priorités prennent le pas sur l’énergie ou le temps, c’est stressant.

Mon outil préféré : Excel et ses filtres. J’ai rajouté une colonne « Contexte » et une colonne « Temps ». Le temps est défini très grossièrement : 5 Min, 1 Heures, 2 Heures ou Journée. Ca me permet de filtrer en fonction de ces priorités et de savoir immédiatement ce que je peux faire, sans avoir à passer en revue une longue liste.

 

Est-ce que ce livre est fait pour vous ?

Cette méthode a remporté un énorme succès aux Etats-Unis et elle le mérite. Faire plus en étant moins stressé, vous en rêvez peut-être.

S’organiser prend du temps

Si vous êtes patient, vous pouvez la mettre en place. Vous n’êtes pas obligé de la mettre en place en une seule fois. Personnellement, je l’ai fait petit à petit.

S’organiser pour réussir, mais réussir quoi ?

Cette méthode suppose que vous sachiez ce que vous voulez réussir, si vous êtes en recherche d’emploi, elle risque de ne rien vous apporter. En revanche, si vous prenez un nouveau poste, ou si vous êtes débordé : elle peut vous faire gagner du temps et ce n’est pas si mal.

S’organiser n’est pas simple

Il faut appliquer entièrement cette méthode pour profiter de son efficacité, même si toute amélioration de son organisation personnelle est bonne à prendre.

S’organiser suppose d’être rigoureux

Cette méthode est efficace si on la maintient dans le temps. De plus, elle a un côté très administratif qui peut rebuter.

 

Si vous avez envie d’essayer, cliquez ici : S’organiser pour Réussir : Getting Things Done (méthode GTD)*

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* Lien sponsorisé : si vous achetez ce livre, je touche une commission, ceci étant dit, je ne recommande que des livres que j’ai lus personnellement.

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