Objectifs et indicateurs : sortez du brouillard

Piloter avec des indicateurs de performance

Pourquoi un tableau de bord ? Pour ne pas exploser en vol !

John Kennedy Junior attend son épouse et sa belle-sœur à l’aérodrome. Son instructeur est absent. Tant pis, en partant au plus tard à 18H30, en plein jour, il pilotera en toute sécurité.

18H30. Les deux jeunes femmes sont bloquées dans des bouchons.

19 H. JK Jr attend toujours. Le soleil pâlit.

19H30. Le ciel bleu s’assombrit, des nuages s’annoncent. Enfin, elles arrivent: la nuit tombe, les nuages noirs s’amassent.

L’avion décolle peu avant 21H.

De ce fils du président assassiné, le monde entier connaît les photos sur lesquelles , tout petit garçon, il se cache dans le bureau ovale, ou bien fait le salut militaire devant le cercueil de son père. A 38 ans, il est beau, riche, marié à une femme ravissante.

22 H. L’avion envoie son dernier signal. L’US Navy le retrouvera en morceaux, les trois corps encore attachés aux sièges.

John Kennedy Jr a piloté son avion dans le brouillard, sans instrument : il en est mort, ainsi que son épouse et sa belle sœur.

Ne pilotez pas dans le brouillard, l’atterrissage risque d’être brutal.

Si vous imaginez qu’un expert-comptable suffit pour gérer votre société, vous êtes dans la même situation que John Kennedy Junior : votre instructeur (l’expert-comptable) est au sol, vous n’avez pas les informations qui vous permettent de piloter. Vous aurez les éléments plusieurs semaines après l’atterrissage (après la fin de l’exercice), et seulement si vous avez atterri sain et sauf !

Les indicateurs de performance, c’est vous qui en décidez.

Si la comptabilité se réfère à des normes, il n’en existe aucune pour créer des indicateurs de performance. Confiez la création de votre tableau de bord (qui regroupe toutes les informations dont vous avez besoin) au meilleur des experts externes, et ce sera forcément un second choix, parce que le meilleur des experts, c’est vous !

Les caractéristiques des indicateurs de performance

Suivez le guide pour construire votre tableau de bord avec des informations pertinentes :

Ils ont mesurables.

Les indicateurs de votre tableau de bord ne sont pas des indicateurs financiers, trop longs à mettre en œuvre, mais ils sont chiffrés. Ils sont faciles à obtenir.

Exemple
• Nombre de visiteurs sur votre site Internet
• Taux de rebond

Ils sont en lien avec vos objectifs.

Votre objectif, c’est de créer de la valeur. Et créer de la valeur pour une nouvelle entreprise, c’est trouver des clients, atteindre son chiffre d’affaires prévisionnel.

Exemple
• Nombre de RV obtenus
• Commandes obtenues
• Nouveaux clients

Ils doivent vous dire ce que vous pouvez améliorer.

Si vous ne pouvez pas agir pour modifier les indicateurs, à quoi sert de les mesurer ?

Exemple
La météo: certaines activités sont liées au temps qu’il fait (tourisme, restauration). Il est possible de calculer la fréquentation par temps de pluie mais que pouvez-vous y changer ? Rien !
En revanche, si vous voulez plus de rendez-vous commerciaux, vous pouvez démarcher plus de clients.

Ils sont faciles à comprendre.

Même pour un financier, il est parfois difficile de comprendre ce que signifie un ratio compliqué. Vous n’êtes pas un financier, alors simplifiez au maximum, utilisez les calculs en pourcentage et c’est tout.

Exemple
Taux de marge (marge / PV X 100)

Ils sont peu nombreux.

Même les plus grandes entreprises limitent le nombre d’indicateurs. N’oubliez pas que vous devez agir une fois que vous avez connaissance des informations. Utilisez 5 indicateurs au maximum.

Ils ont un impact significatif pour l’entreprise.

Vous pouvez mesurer la consommation de stylos à bille mais je doute que la réduction de cette consommation dans votre entreprise fasse exploser votre profit. Au début de votre création, concentrez-vous sur les indicateurs commerciaux.

Vous ne supportez pas de les ignorer.

Si vous ne les mettez jamais à jour et si vous ne les consultez jamais, ce ne sont pas les bons indicateurs. Vous devez être impatient de les consulter.

Quelques indicateurs financiers incontournables

En plus des indicateurs de performance que vous avez décidé de mettre en place, il vous faut suivre les évolutions de ces montants :

La trésorerie

Pourquoi suivre la trésorerie ?

Faute de carburant l’avion tombe en chute libre, faute de trésorerie votre entreprise court à sa perte. Ce doit être une obsession et si vous commencez à payer vos fournisseurs en retard, c’est que vous avez cassé la jauge de carburant : c’est mauvais signe.

Que faire ?

Comptabilisez vous-même les entrées et les sorties et transmettez votre document à l’expert-comptable pour qu’il fasse l’état de rapprochement bancaire, c’est à dire qu’il vérifie que vous avez tout pris en compte. Qu’il vous renvoie les écritures nouvelles à passer. Vous pouvez le faire facilement sur un logiciel comme Ciel.
Calculez le montant de votre trésorerie + les factures clients non réglées. Comparez ce chiffre à vos dettes fournisseurs, fiscales (impôts) et sociales (salaires, charges sociales). Est-ce que vous allez pouvoir assurer vos paiements?

Le taux de marge

Pourquoi suivre le taux de marge ?

Vous avez en tête votre seuil de rentabilité et votre point mort : le taux de marge détermine ces éléments. Par conséquent un taux de marge plus faible que celui prévu à votre business plan va entraîner une augmentation de votre seuil de rentabilité ou une augmentation de votre point mort.

Que faire ?

A chaque nouvelle commande, comparez votre taux de marge à celui qui est dans votre business plan. Tenez un tableau avec le CA, la marge et la marge en %. Une fois par mois calculez le taux de marge moyen.

Le montant des stocks

Pourquoi suivre le montant des stocks ?

Vous avez prévu dans le BP un montant maximum des stocks et vous savez que le financement de votre entreprise est assuré, mais est-il assuré si votre niveau de stock augmente ? Vous courez le risque d’être à court de trésorerie.

Que faire ?

Evaluez une fois par mois le montant de vos stocks. Vous pouvez appliquer la loi de Pareto (il y a de fortes probabilités que 20% de vos références représentent 80% du montant de vos stocks) et ne vérifiez le stock que pour les produits qui ont de la valeur. Comparez le montant à celui de votre BP.

Quelques bonnes pratiques

Partagez votre tableau de bord avec vos collaborateurs si vous en avez, avec votre mentor ou votre tuteur.
– Utilisez Excel mais votre tableau de bord doit s’imprimer sur une page maximum.
– Quand vous partagez votre tableau de bord, utilisez graphiques et données : expliquez oralement le sens de vos données.
– Ecoutez attentivement les retours que vos auditeurs vous font sur ces données, puis réfléchissez, décidez, agissez et recommencez.

Voilà, vous savez (presque) tout sur les indicateurs. Il vous reste à construire votre tableau de bord.
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