Manque de temps ? Supprimez le tableur !

Le tableur est un outil chronophage

Mais qu’est-ce que j’ai fait pendant tout ce temps ?

Je n’ai pas rêvassé, je suis restée collée à mon ordinateur toute la journée.

Mais je suis loin d’avoir avancé autant que je l’aurai voulu. Par manque de temps ?

Ah oui ! Je suis restée scotchée deux fois dans la journée à cause de résultats incompréhensibles dans mon tableur préféré.

Et trouver la source du problème a pris un temps infini. Il faut dire que j’ai de multiples tableaux liés entre eux et qu’ils comprennent de multiples hypothèses.
J’ai beau limiter les liaisons entre tableaux pour que ce ne soit pas une usine à gaz, il y en a quand même beaucoup et quand il n’y en a pas, il faut que je pense à recopier les résultats d’un tableau dans un autre tableau.

Le tableur est votre ennemi.

Ne vous méprenez pas : le tableur est un outil fabuleux. Mais, faute de l’utiliser à bon escient, c’est un outil chronophage.

1. Ajouter une donnée après que votre tableau a été construit est toujours compliqué : comment être certain que toutes les formules ont été modifiées pour prendre en compte cette nouvelle donnée ? Par conséquent, certains résultats prendront en compte cette donnée, et d’autres ne la prendront pas en compte.

2. Le nombre des erreurs possibles augmente de façon significative avec la complexité du modèle.

3. Les graphiques sont affreux et il faut un temps infini pour les modifier.

4. Le graphique “secteur” (Excel) utilise les valeurs absolues et traite donc une valeur négative comme si elle était positive.

5. Excel ne donne pas la même valeur à une cellule vide qu’à une cellule avec zéro. Essayez si vous ne me croyez pas. Faites une colonne de chiffres dans la colonne A mais laissez une cellule vide. Calculez la moyenne. Dans la colonne B, mettez à côté de chaque chiffre la formule =A1, =A2 etc. Vous obtenez la même valeur et un zéro dans la cellule de la colonne B. Faites la moyenne des chiffres de la colonne B. Avez-vous le même résultat ?

6. Excel prend en compte la formule d’abord, et nous prenons en compte les chiffres d’abord : utilisez la formule ALEA() pour mettre des chiffres aléatoires dans une colonne. Maintenant, triez les chiffres du plus petit au plus grand. Vous voyez ?

7. Excel vous avertit qu’il y a une référence circulaire mais entre une donnée dans la cellule résultat. L’avertissement est facile à ignorer. Si vous n’y prêtez pas attention ou si vous reprenez un document déjà construit avec ce type d’erreur, vous allez obtenir des résultats étranges. Sans compter que comprendre la source de l’erreur prend du temps si votre tableau est compliqué.

8. Les rapports sous tableur sont statiques : si vous voulez mettre à jour les données, par exemple le mois suivant pour un reporting, vous devez de nouveau extraire les données et générer les tableaux et les graphiques liés.

Quand gratuit devient cher :

Evidemment, tous les ordinateurs de bureau sont équipés d’un tableur, et donc vous avez un outil “gratuit” à votre disposition.
Vous maîtrisez bien Excel et passer à un autre outil nécessite un apprentissage.

Pourtant, passer des heures à trouver l’erreur sur son tableur n’a rien de passionnant. Vous iriez plus vite avec un outil spécialisé.

Même pour des choses simples comme les factures clients : que fait un logiciel spécialisé de plus qu’un tableur ? Il vous évite les erreurs d’extraction ou de recopiage des données et les erreurs aléatoires.

Quand passer à un autre logiciel ?

– Quand votre tableau est complexe et que vous l’utilisez de façon récurrente.
– Quand vous devez générer beaucoup de rapports et de graphiques.
– Quand vous avez de multiples données à extraire et à importer dans vos tableaux.
– Quand vous passez plus de temps à construire votre tableau qu’à l’analyser.

Votre entreprise n’est pas d’accord ?

Vous allez continuer à travailler sur Excel ? Apprenez les bonnes pratiques de la modélisation sous tableur.

Cet article est le premier article d’une série sur les tableurs :

  1. Manque de temps ? Supprimez le tableur !
  2. 33 bonnes pratiques pour créer un modèle avec Excel
my finance