Les 5 lois du management à distance

Management à distanceQue vous ayez à manager une équipe se trouvant à l’étranger ou une équipe qui travaille à domicile, vous devez appliquer les lois du management à distance.

Loi N°1 : avoir des collaborateurs en qui vous avez confiance

Evidemment, cette loi s’applique au management en général.

Néanmoins vous ne pouvez pas contrôler ce que fait un collaborateur à distance ni comment il le fait, par conséquent la confiance n’est pas un élément de confort mais est un élément indispensable.

La confiance dans le cas du management à distance

Dans ce cas, la confiance se définit ainsi : elle correspond à votre opinion sur la capacité de votre collaborateur à faire avancer l’objectif commun. Il ne s’agit pas seulement de travailler dur mais d’apporter une contribution.

Comment mesurer le travail d’une personne qui n’est pas là ? On ne peut pas mesurer le temps qu’elle passe à une tâche, mais on peut mesurer la contribution que l’individu apporte.

Par conséquent, si vous avez la possibilité de recruter vos collaborateurs, pensez à l’autonomie, à l’implication dont ils devront faire preuve.

Comment recruter des collaborateurs à distance ?

Recrutez les personnes comme vous le feriez pour n’importe quelle équipe. Mais en plus, elles doivent posséder les qualités suivantes :

  • Elles doivent être disciplinées.
  • Elles doivent être capables de demander de l’aide si nécessaire.
  • Elles ne doivent pas avoir besoin de beaucoup de supervision.
  • Elles doivent être ouvertes aux nouvelles technologies.
  • Elles doivent avoir une bonne communication.
  • Elles doivent être à l’aise avec l’écrit parce que vous utiliserez beaucoup l’écrit pour communiquer.

Si votre équipe est déjà constituée, faites-lui confiance a priori. Montrez à vos collaborateurs que vous leur faites confiance.

Pensez également à faire une enquête sur les méthodes de management de votre prédécesseur, cela vous permettra de comprendre certains blocages.

Loi N° 2 : avoir un objectif commun

Toutes les équipes ont besoin d’une vision claire et d’objectifs communs. C’est encore plus vrai pour les équipes “virtuelles” parce que leurs membres n’auront pas la possibilité d’en discuter autour de la machine à café et d’ajuster une vision médiocre et des objectifs mal définis.

Définir l’objectif commun

Si votre équipe est nouvelle, commencez par proposer une rencontre de ses membres, et assurez-vous de le faire une ou deux fois par an. Vous le savez, il se passe beaucoup de choses lors de rencontres informelles et les liens ainsi créés renforcent l’esprit d’équipe et le désir de travailler pour un objectif commun.

Chaque membre de l’équipe doit savoir ce qu’il a à faire… et ce que les autres font : il n’y a pas de conversation entre deux portes, pas de déjeuners informels comme lorsque les personnes travaillent au même endroit physiquement. Il y a donc plus de chances pour que personne ne se soit vu attribuer tel travail, ou pour que deux personnes fassent le même travail.

Par conséquent, le rôle de chacun doit être défini par la contribution qu’il apporte à l’équipe.
Le leadership doit être partagé parce que personne n’a toutes les réponses.

Avoir un langage commun

Mettez-vous d’accord sur les termes que vous employez. Les mêmes mots ne veulent pas forcément dire la même chose pour tout le monde. C’est particulièrement vrai pour des équipes de pays différents et de même langage. Bernard Show disait que les Américains et les Britanniques sont “deux nations divisées par la même langue”.

Les possibilités de mauvaise interprétation sont légion. Même des mots comme oui et non prêtent à confusion (oui signifie-t-il “je vais le faire”, “j’ai compris ce que vous disiez” ou simplement “je vais y réfléchir” ?).

J’ai eu un patron anglais, extrêmement courtois, qui prenait des gants avec les ouvriers : « C’est sans doute un détail, mais pourriez-vous faire ceci, s’il vous plaît ? ». Un patron français aurait dit : « faites ceci ». Résultat : les ouvriers français l’interprétaient de façon totalement littérale. « C’est un détail, donc ce n’est pas important et je ne le fais que si j’ai envie ». Evidemment, ils n’avaient jamais envie.

Loi N° 3 : avoir des procédures efficaces

L’organisation est essentielle parce qu’il y a de nombreuses raisons pour que les choses dérapent ou ne se passent pas correctement. Prenez connaissance, le cas échéant, des procédures qui existent.
Une bonne procédure doit permettre aux gens de travailler seuls, sans les autres, et elle doit définir comment travailler.

Il n’est pas question que ces procédures viennent du management et soient imposées. Tout le monde doit participer à l’élaboration des processus et être capable de répondre à ces questions :

  • Que faisons-nous et quand ?
  • Qui fait quoi ?
  • Comment le faisons-nous?
  • Comment mesurons-nous les progrès ?
  • Comment mesurons-nous les résultats ?

Vous pouvez également prévoir :

1. Le soutien des membres de l’équipe

Tout le monde soutient tout le monde.
L’objectif : satisfaire le client (quel qu’il soit). Si quelque chose ne va pas, la personne qui a accompli une tâche doit réparer ou résoudre le problème, le cas échéant.
Il faut que les bonus soient alignés, évidemment, avec ces comportements.

2. Une culture des choses faites

Si votre équipe est sur un projet transversal ou si ses membres sont dispersés dans différents pays, ils ont d’autres choses à faire et c’est très facile pour eux de se déconnecter de l’équipe virtuelle. Dans vos procédures, prévoyez un rythme de tâches à livrer.

Par exemple :
• Dans votre plan de travail, prévoyez que chacun ait accompli une tâche toutes les semaines, toutes les deux semaines ou selon un rythme différent.
• Même chose pour les réunions.

3. Une communication hebdomadaire

Même jour, même heure. Chaque personne explique ce qu’elle a fait, ce qu’elle est en train de faire. Chaque personne explique aussi sur quoi elle bloque. Et enfin, les gens qui ont réalisé quelque chose en parlent.

4. Une culture d’apprentissage

Chaque semaine, une personne fait une présentation de 10 mn sur un sujet de son choix. L’objectif est d’apprendre quelque chose aux autres : une nouvelle technologie qui peut être utile au groupe, un fonctionnement de l’entreprise. Et les présentations sont archivées et disponibles.

5. Un entretien mensuel

La plupart des salariés aimeraient avoir plus de feedback, et c’est encore plus vrai quand l’équipe ne travaille pas physiquement ensemble : 10 mn pour ce que le collaborateur a à dire, 10 mn pour ce que vous avez à dire, 10 mn pour résoudre un problème. A chaque fois, un seul sujet pour avoir plus de chances de le résoudre.
Prenez des notes pour vérifier lors de l’entretien suivant comment les choses se sont améliorées.

6. Le plan de travail

  • Déterminez le plan de travail ensemble. Il faut qu’il soit disponible tout le temps pour tout le monde. Utilisez un outil partagé (vous trouverez des suggestions en fin d’article).
  • Assurez-vous que le plan de travail contient toutes les informations nécessaires.
  • Révisez votre plan de travail régulièrement, tenez-le à jour.
  • Chaque personne doit prendre la responsabilité du plan de travail parce que si quelque chose n’est pas fait à temps, il y aura un impact sur les autres personnes.
  • Désignez quelqu’un qui sera le “gardien” du plan de travail : responsable de sa révision et de sa mise à jour. Tout le monde doit apprendre combien c’est important et difficile de maintenir le plan de travail. Faites tourner la responsabilité.
  • Déterminez une procédure pour changer le plan de travail : comment le « gardien » doit-il notifier à chacun qu’il y a un changement dans le plan de travail ? Ce peut être notifié par mail ou par une alerte sur le site de gestion du projet. Mais assurez-vous que, quelle que soit la méthode retenue, tout le monde est averti.

7. Un espace documentation

Au sein d’une équipe virtuelle, il n’est pas possible d’emprunter une documentation à un collègue. Il faut que les manuels d’utilisation des logiciels et toutes les ressources soient disponibles pour tout le monde.
Organisez la documentation pour que ce soit facile de s’y retrouver.
Encouragez les membres de l’équipe à partager leurs ressources et à les organiser correctement.

8. Le contrôle des versions

Si tout le monde peut modifier un document, il faut être capable de suivre les modifications.

  • Choisissez un logiciel qui rende le contrôle des versions facile. Déterminez des conventions pour les noms de fichier.
  • Décidez qui est responsable de chaque fichier, déterminez des procédures d’archivage.
  • Mettez les procédures dans l’espace documentation. Les fichiers actifs doivent être faciles à trouver.
  • Assurez-vous que tout le monde a connaissance des procédures et les comprend.

Loi N° 4 : soigner la communication

Selon les pays, la culture est différente. Par exemple, dans certains pays un superviseur doit maintenir une certaine distance vis à vis de ses collaborateurs s’il ne veut pas perdre le respect de ses troupes; ce qui n’est pas le cas dans d’autres pays. Ce comportement va avoir un impact sur le degré de participation de chacun aux décisions.

Les horaires de travail peuvent être différents également selon les pays. Dans ce cas, il vous faut faciliter les interactions entre les membres de l’équipe. Etablissez des horaires communs auxquels tout le monde peut être joint (autant que faire se peut). Il faut que les gens sachent quand ils peuvent s’appeler. Faites-en une règle et faites en sorte qu’elle soit respectée.

Faites attention aux horaires des conférences téléphoniques : il ne faut pas que ce soient toujours les mêmes personnes qui arrivent tôt le matin ou qui partent tard.
Chaque personne a son style de communication. De même, certaines personnes sont plus à l’aise que d’autres avec le partage d’information.

Lorsque vous faites une conférence téléphonique, découragez tout ce qui ressemble à des plaintes, des critiques ou des sarcasmes. Critiquer un participant n’est pas la même chose que soulever un problème.
Restez attentif aux conflits qui peuvent surgir : ils sont plus difficiles à résoudre dans une équipe à distance.

Créez une machine à café virtuelle pour que les gens puissent partager facilement l’information de façon informelle et renforcer leurs liens. Vous trouverez des suggestions d’outils dans la partie technologie.

Les équipes virtuelles ont tendance à se concentrer sur leurs tâches plutôt qu’à partager l’information. A chaque réunion, prenez du temps pour que chacun puisse faire part de ce sur quoi il est en train de travailler, de ce sur quoi il bloque et de ce qu’il a réussi.

Déléguez, désignez d’autres personnes que vous pour prendre la responsabilité d’une partie du projet ou d’un projet particulier. Demandez à un membre de l’équipe d’identifier et de partager de bonnes pratiques, de coacher un autre membre dans son domaine d’expertise. Tout ceci renforcera le sentiment d’appartenance à une équipe.

La communication facilite le travail des équipes à distance et le lien entre les membres d’une équipe virtuelle, ce qui nous amène à la cinquième loi.

Loi N° 5 : tirer parti de la technologie

Bien que la technologie soit essentielle dans le management d’équipes à distance, vous ne pouvez pas tenir pour vrai que tout le monde a accès à la même technologie et que tout le monde a les mêmes compétences. La technologie va vous aider mais vous devez faire une évaluation de vos besoins ainsi que des ressources.

Evaluation des besoins et des ressources

Besoins

  • Qu’avez-vous besoin de faire, de réaliser, d’automatiser ?
  • Dans quel délai ? Introduire une nouvelle technologie prend du temps !
  • les gens se trouveront-ils quand ils devront envoyer ou recevoir une information ?

Ressources

Qui sont les membres de l’équipe et quelles sont leurs compétences vis à vis des technologies ?
Comment pouvez-vous utiliser au mieux ce que vous avez déjà ? Quelles sont les compatibilités ? Pouvez-vous adapter ce que vous avez ? Pouvez-vous anticiper des besoins ?

Les technologies que vous allez utiliser doivent répondre à ces caractéristiques :

  • Etre simples à utiliser.
  • Etre fiables : une conférence téléphonique avec des périodes où personne n’entend, c’est une perte de temps.
  • Etre accessibles, ce qui est le cas des e-mails ou du téléphone qui peuvent être accessibles partout.

Evaluez un budget en temps et en argent pour l’installation de nouvelles technologies

Vous ne voulez pas que votre équipe attende l’installation de nouveaux logiciels ou de nouvelles lignes téléphoniques, ou encore qu’ils attendent leurs mots de passe, pour pouvoir travailler.
Gérer la technologie peut être une tâche importante : désignez quelqu’un qui a l’expertise de ce domaine comme responsable de ces tâches.

Moins vous introduirez de nouvelles technologies et plus vous serez efficace rapidement, ne serait-ce que parce qu’il faut former les personnes qui ne connaissent pas les nouveaux logiciels.

Vous devrez penser à acquérir des logiciels utilisant des formats universels comme le pdf, ce qui permettra à des personnes qui utilisent des logiciels différents de diffuser et de lire toutes les informations. Seulement, les personnes qui auront à travailler sur le logiciel original devront disposer de ce logiciel.

Les outils

Les e-mails

Les e-mails sont un outil fabuleux mais si tout le monde met tout le monde en copie, les gens seront surchargés et faute de savoir ce qu’il faut lire ou ne pas lire, laisseront échapper des informations importantes. Structurez la communication par mail de façon à vous assurer que chaque personne impliquée dans une décision reçoit les informations pertinentes.

Utilisez les listes de discussion comme le fait Stripe (en anglais) : ils ont poussé le système aussi loin que possible, de façon à rendre les e-mails accessibles à tout le monde (du moins la majorité des e-mails). Ils ont des règles claires pour savoir quand envoyer un mail à plusieurs personnes ou quand l’envoyer à une liste de discussion.
De plus, ils ont structuré leurs listes et établi des règles pour que chacun sache gérer ses mails :

• Un mail envoyé à une seule personne doit être lu.

Pour les autres e-mails, les listes sont structurées de telle façon que les gens savent que les e-mails :
• sont accessibles mais ne doivent pas forcément être lus.
• doivent être lus.

Vous trouverez d’autres idées sur l’utilisation des e-mails dans le livre électronique : comment gagner du temps sans rien perdre d’important.

La messagerie vocale

Apprenez à votre équipe à utiliser la messagerie vocale. On laisse un message pour faire avancer les choses.

« Bonjour, c’est x, rappelle-moi » suivi d’une réponse telle que « bon, je te retourne ton appel, je te rappellerai plus tard », c’est du temps perdu.

Identifiez-vous.
• Faites une demande concrète.
• Rappelez votre numéro de téléphone.
• Parlez lentement et distinctement quand vous donnez votre numéro de téléphone : votre correspondant peut vouloir le noter.
• Evitez de faire part de votre émotion. Elle peut être perçue plus violemment ou différemment que ce à quoi vous vous attendez.
• Si vous attendez un appel en retour, dites quand vous êtes disponible, pour éviter de jouer au ping-pong.
• Si vous pensez que vous aurez besoin du message plus tard, enregistrez-le.
• Pensez aussi que votre message peut être enregistré.

La conférence téléphonique

En plus des outils que vous utilisez habituellement pour mener une réunion :
• ordre du jour,
• limiter les interruptions et les digressions,
• ne pas laisser une personne prendre la direction de la conférence,
• résumer la conférence avec les étapes et les actions à entreprendre,
• envoyer immédiatement un compte-rendu,

vous devez:
• vous assurer que tout le monde entend correctement,
diffuser les informations techniques ou complexes avant que la conférence ne commence,
désigner un modérateur chargé de vérifier que tout le monde est connecté et de présenter tout le monde,
• désigner quelqu’un qui prend des notes ou vérifie que tout ce qui était sur l’ordre du jour a été traité,
• parler clairement et éviter le langage familier, qui peut ne pas être compris, surtout si participent des personnes d’autres pays ou d’autres cultures,
indiquer votre nom avant de sauter dans la conversation,
• poser des questions aux personnes qui n’ont rien dit,
ne rien faire d’autre pendant la conférence (lire vos mails, rédiger etc.) car les autres participants s’en rendront compte.

La messagerie instantanée

Campfire : application spécifique pour groupes. Elle permet d’avoir un bureau virtuel et de créer des liens.
Sqwiggle : un autre bureau virtuel mais avec vidéo. Vous pouvez voir vos collègues et si vous avez besoin de leur parler, un clic suffit.

La gestion de projet en ligne

Personnellement, j’utilise Trello pour suivre mes projets. J’apprécie les détails qu’on peut donner à chaque carte et de pouvoir donner plusieurs labels (important, pas important, prioritaire, long terme etc…) à une action. Bien entendu, on peut filtrer les cartes par label. J’apprécie aussi d’avoir une todo liste par projet, ce qui met de l’ordre dans le bazar. Et je peux décomposer les actions en toutes petites tâches.

IDone This 
IDone This envoie un e-mail de rappel à chacun des membres d’un groupe pour lui demander ce qu’il a fait pendant la journée. Le lendemain, chaque personne reçoit un résumé.

Google Doc et Draft
Google Doc est idéal pour partager des fichiers. Encore mieux avec Draft quand il s’agit de suivre différentes versions d’un document écrit.

Hello Sign
Hello Sign peut vous éviter la tâche fastidieuse d’imprimer les documents, de les signer et de les transférer à une autre personne.

Automatisation

Automatisez tout ce que vous pouvez, cela permettra à vos collaborateurs de se concentrer sur ce qui est important.

En résumé, en appliquant ces lois vous pourrez effectuer votre travail, qui consiste à :
• structurer
• socialiser

my finance