Le guide des prévisions des ventes

Prévisions © Onidji – Fotolia.com

Pensez-vous que les prévisions des ventes relèvent du service commercial ? Assistez-vous, impuissant, à une négociation sans fin entre le senior management – qui cherche à augmenter les ventes – et les commerciaux – qui cherchent à préserver leur bonus ?

Dans ce cas les autres parties prenantes, production, achats, devront baser leurs décisions sur l’opinion de celui qui a remporté la joute.

La prévision des ventes est l’élément essentiel de toute prévision financière.
C’est l’occasion d’apporter des informations précieuses à l’entreprise et de mettre en valeur votre expertise.

Avant de vous lancer

La précision n’est pas le sujet

Tout le monde croit que de bonnes prévisions des ventes sont des prévisions précises. En réalité, les bonnes prévisions des ventes sont celles qui permettront de détecter des tendances, des risques, et de permettre à la société d’atteindre ses objectifs.

Tous les produits ne sont pas égaux

Certains produits vont être lancés alors que d’autres sont à différents stades de leur cycle de vie : croissance, maturité, déclin. Pour les premiers vous ne disposez pas d’historique alors que pour les seconds, vous disposez déjà de données.

Tous les managers n’ont pas les mêmes besoins

Les commerciaux vont chercher à préserver leur bonus pendant que la production essaiera de savoir si des investissements sont nécessaires.
De plus, selon le stade de vie du produit, les managers auront des décisions différentes à prendre.

Les cycles peuvent être différents selon les produits

Certains produits subissent des cycles sur plusieurs années, ce qui est différent des variations saisonnières.

Les prévisions se font soit à court terme, soit à moyen ou à long terme

Il est impossible de prévoir quand un produit va décoller. De même, il est impossible de prévoir quels éléments extérieurs vont intervenir. Par conséquent, les prévisions à court terme seront plus précises et plus fiables que les prévisions à long terme.

Revoyez les hypothèses

Quelles sont les hypothèses qui sous-tendent les chiffres ? Combien de clients prévoyez-vous de perdre ? Combien de nouveaux clients allez-vous gagner ? Quel est le montant moyen d’achats ?

Prenez en compte les éléments internes

Allez-vous accroître votre force de vente ? N’oubliez pas qu’un nouveau commercial ne va pas générer des ventes dès le premier jour. Si vous mettez en place de nouveaux outils marketing, ne prenez pas en compte une augmentation des ventes sans avoir validé les hypothèses.

Prenez en compte les éléments extérieurs

Est-ce que le marché croît ? Un nouveau concurrent est-il susceptible de pénétrer le marché ? Y a-t’il risque qu’un de vos concurrents baisse les prix ?
Quels sont les risques d’évènements imprévisibles tels qu’une grève ou une période de très mauvais temps qui pourraient affecter votre activité ?

Calculez les coûts liés à la construction des prévisions des ventes

Avoir un service financier efficace fait partie de vos objectifs. Décidez de la marge d’erreur acceptable pour vos prévisions des ventes. Comparez le coût du travail nécessaire pour avoir plus de précision et ce que vous apportera plus de précision.

Prenez en compte la position de la société dans la chaîne de distribution

Est-ce que votre société contrôle le circuit de distribution ? Dans le cas contraire, il faut vous rapprocher des distributeurs pour avoir leur opinion sur les prévisions des ventes.

Prévoyez de faire les prévisions des ventes en euros mais aussi en volume

C’est le volume à produire qui permettra au service production de vérifier sa capacité à réaliser son budget ou son besoin d’investissement.

Les outils pour travailler sur les prévisions des ventes

Utilisez les statistiques du passé

Les statistiques du passé vont vous donner de précieuses indications. Vous pouvez calculer la variation du CA d’une année sur l’autre et appliquer un coefficient de variation saisonnière.
La formule de la variation du CA d’une année sur l’autre est simple :
(CA Année N – CA Année N-1)/CA Année N
Vous pouvez chercher à être plus précis et utiliser une courbe de tendance. Cette présentation vous montre comment comparer les prévisions avec des prévisions statistiques :

A quoi ça sert

• A détecter un changement de tendance.
• A vérifier que les prévisions sont conformes à la tendance.

Précautions à prendre

Des statistiques sont insuffisantes pour construire des prévisions des ventes, particulièrement dans un environnement qui change très vite. Utilisez-les comme base de discussion avec les commerciaux et le senior management.

Variations saisonnières

Pour calculer les variations saisonnières, calculez le pourcentage des ventes de chaque mois par rapport au total des ventes de l’année. Faites une moyenne sur 2 ou 3 ans.

A quoi ça sert

• A prendre en compte les variations saisonnières dans vos prévisions.
• A calculer des écarts fiables lorsque vous comparerez le réel et les prévisions.

Précautions en prendre

Séparez les nouvelles actions de vos calculs. Par exemple, si vous augmentez votre force de vente pendant l’année, la variation saisonnière sera corrigée par la montée en charge de l’activité des nouveaux commerciaux.

Construisez un système de causes et d’effets

Par exemple en utilisant un logiciel de mindmapping :

Cliquez sur l’image pour l’agrandir

A quoi ça sert

A comprendre ce qui agit sur les ventes.

Précautions à prendre

La première fois que vous le construirez, il sera surtout basé sur des opinions, plus que sur des faits.
Posez des questions : en quoi le fait de créer votre propre réseau de distribution agira-t’il sur les ventes ?

Calculez le coefficient de corrélation

Le coefficient de corrélation met en évidence un lien entre deux données. Il est compris entre -1 (corrélation négative) et +1 (corrélation positive). Plus le résultat s’éloigne de 0, plus la corrélation est forte. La fonction Excel qui permet de la calculer est COEFFICIENT.CORRELATION.

A quoi ça sert

• A valider ou non une hypothèse de votre diagramme de cause à effet.

Précaution à prendre

• Il se peut que la relation soit modifiée par une autre cause. Par exemple vous cherchez une corrélation entre une baisse des ventes et une augmentation des prix de vente. Mais si vous avez augmenté votre force de vente, il se peut que vous ne puissiez pas la voir. Dans ce cas, cherchez une corrélation entre d’autres indicateurs, par exemple la corrélation entre CA moyen / commerciaux et augmentation des prix de ventes.

Calculez la marge d’erreur des années précédentes

Sur les trois dernières années, comparez les prévisions et les ventes réelles : pouvez-vous dégager une marge d’erreur qui se reproduit ? Si c’est le cas, construisez un graphique qui montre de façon visuelle cette marge d’erreur.

A quoi ça sert

• A construire des prévisions fiables qui aideront à prendre les bonnes décisions, par exemple à ne pas tomber en rupture de stock si vous sous-évaluez régulièrement les ventes.

Précautions à prendre

Discutez ouvertement de cette marge d’erreur.
• Proposez un bonus sur la prévision : plus la prévision sera fiable, plus le bonus des commerciaux sera impacté de façon favorable.

En résumé, les prévisions des ventes relèvent plus de l’art que du domaine scientifique, votre expertise et votre maîtrise d’Excel vous permettront d’apporter une réelle valeur à l’entreprise. Utilisez des graphiques pour mieux communiquer. N’oubliez pas que plus vous mettez de personnes dans la boucle et plus votre travail apportera de la valeur à l’entreprise. Une fois que vous aurez terminé de compiler ces données et de leur donner un sens, il ne vous restera plus qu’à préparer une présentation orale des résultats.

my finance