Le casse-tête annuel de l’entretien d’évaluation

Smilie Papercut bewertungLes managers moyens conduisent des entretiens d’évaluation moyens. Et je parie que vous ne voulez pas être un manager moyen. Vous voulez être un manager remarquable.

Si vous vous reconnaissez dans ces affirmations :

  •  « Je fais des entretiens annuels d’évaluation uniquement parce qu’on me le demande. »
  • « Je crois que je perds mon temps. »
  • « Je me sens frustré(e) après les entretiens. »

Dites-vous que vous n’êtes pas le seul ! Votre collaborateur aussi se sent frustré : il attend ce moment mais il l’appréhende tout autant. La moindre des choses est de mener correctement cet entretien.

Et puis,

un entretien annuel d’évaluation vous amènera :

  • Crédibilité,
  • Augmentation de la performance de votre équipe,
  • Augmentation de votre propre performance.

Enfin,

conduire un entretien annuel d’évaluation n’est pas si compliqué si vous connaissez les grands principes.

Respectez les grands principes

Les principes de l’entretien

  • L’entretien d’évaluation s’intéresse à la performance.

La performance, ce sont des faits. L’appréciation, c’est une opinion.

  • L’entretien concerne le futur.

Vous ne pouvez pas changer le passé. L’objectif de l’entretien est avant tout de réussir le futur.

  • L’évaluation est un commencement.

C’est la conséquence du principe précédent. Un entretien annuel d’évaluation ne sert pas à conclure sur le passé mais à ouvrir l’avenir.

  • L’entretien est utile s’il est positif.

Il est plus facile de s’appuyer sur les points forts de ses collaborateurs que de changer leurs défauts.

Les principes du management

  • Vous avez besoin de vos collaborateurs.

Certes, vous contrôlez une partie de leur vie professionnelle : augmentations, bonus voire promotions. Mais la réciproque est vraie : que feriez-vous sans collaborateur ?

  • Vous êtes responsable de la performance de vos collaborateurs.

C’est votre rôle de manager de développer votre équipe.
Vous devez aider vos collaborateurs à atteindre leurs objectifs parce que s’ils atteignent les leurs, vous atteignez aussi les vôtres.

  • Vous ne devez pas surprendre vos collaborateurs.

Au cours de l’année, vous devez avoir conduit plusieurs entretiens pour faire le point sur leurs activités.
Pas question que votre subordonné découvre des écarts sur ses objectifs pendant l’entretien annuel : si c’est le cas, vous n’avez pas fait votre travail de manager !

L’entretien annuel est l’occasion de prendre du recul et de faire le point de façon plus globale.

Définissez les objectifs de l’entretien annuel.

Les objectifs de l’entretien annuel peuvent être multiples :

  • Augmenter l’efficacité de votre collaborateur,
  • Communiquer des objectifs pour l’année suivante,
  • Evaluer sa performance et annoncer l’impact sur le salaire ou sur le bonus,
  • Donner des informations à l’entreprise sur qui promouvoir, former etc.
  • Protéger contre un recours devant les tribunaux.

En réalité, pour que l’entretien soit efficace, les objectifs doivent être limités :

  • Mise en évidence des points forts et des points faibles,

  • Perspectives d’avenir,

  • Besoin de formation.

De plus, vous ne pouvez pas tout faire à la fois. Si vous devez annoncer le bonus de vos collaborateurs, leurs attentes seront fortes et concerneront surtout la réponse à cette question : de combien sera mon bonus ?
Par conséquent, ils ne seront pas attentifs aux remarques que vous aurez préparées avec soin.

Dans ce cas, prévoyez deux réunions par salarié :

  • Une réunion pour évaluer sa performance individuelle et annoncer l’impact sur son salaire
  • Une réunion pour communiquer les objectifs.

Vous n’avez pas le temps ? Vous avez encore moins le temps de supporter un collaborateur frustré et mécontent l’année suivante !

Préparez l’entretien

Rassemblez les éléments

  • La description du poste.

Vérifiez que la description du poste est à jour. Quels sont les résultats de votre collaborateur ? Assume-t-il ses responsabilités ?

  • Les objectifs de votre collaborateur.

Quels objectifs aviez-vous assignés à votre collaborateur pour l’année qui vient de s’écouler ?

  • Vos critères de réussite.

Quels critères de réussite aviez-vous communiqués ?

  • L’historique de votre collaborateur.

Il vous permettra de vérifier que votre collaborateur a, ou n’a pas, les compétences qui vous seront utiles pour le futur.

  • Des réactions d’utilisateurs de vos services.

Avez-vous recueilli des réactions d’utilisateurs ? Des personnes se sont-elles plaintes ? Ou au contraire des personnes ont-elles complimenté l’efficacité de ce collaborateur ?

  • Les relations de cause à effet entre le comportement de votre collaborateur et ses résultats.

Y-a-t-il des comportements inacceptables ? Si oui, vous devez faire le lien avec ses résultats. Faire la tête n’est pas répréhensible en soi. En revanche, être désagréable avec des clients peut entraîner une diminution du chiffre d’affaires, les clients préférant s’adresser à des personnes plus agréables.

Evaluez votre implication

Vous avez été le responsable de cette personne pendant un an, avez-vous fait ce qu’il fallait ?

  • Les objectifs communiqués étaient-ils clairs ?
  • Aviez-vous vérifié que votre collaborateur avait les compétences requises ?
  • Avez-vous proposé la formation nécessaire ?
  • De façon plus générale, avez-vous apporté tout le soutien nécessaire?

Pour communiquer votre évaluation, il faut être précis.

Soyez spécifique

Si vous reprochez à votre collaborateur de ne pas être motivé, vous émettez une opinion. Il aura l’opinion inverse, forcément ! Ou alors, il aura des explications qu’il vous sera difficile de contrer.

Pour chaque élément, répondez à ces deux questions :

  1. Quand vous êtes-vous dit que votre collaborateur n’était pas très motivé ?
  2. Qu’avez-vous remarqué qui vous a conduit à cette conclusion ?

Et maintenant, comparez ces deux remarques :

  • Remarque 1 : “ Vous n’êtes pas très motivé.”
  • Remarque 2 : “ Depuis trois mois, vous me remettez les situations clients avec une journée de retard. ”

La première remarque risque d’attirer de simples dénégations avec des contre-exemples. Vous n’avancerez pas. Vous aurez plus de chances d’obtenir des réponses concrètes à la suite de la deuxième remarque.

Choisissez le lieu

N’imposez pas à votre collaborateur de s’asseoir sur la chaise des visiteurs : si vous restez derrière votre bureau, vous ne faciliterez pas le dialogue.

Au contraire, choisissez plutôt un lieu neutre, moins intimidant que votre bureau, et une table plutôt qu’un bureau.

Choisissez un endroit calme où vous ne serez pas dérangés. Une table de café, c’est convivial mais c’est loin d’être l’endroit idéal. Savoir que quelqu’un peut entendre votre chef vous asséner quelques vérités désagréables ne prédispose pas à l’écoute active.

Votre collaborateur

Mettez-vous à sa place.
D’ailleurs vous y êtes, non ? Vous aussi, vous allez avoir votre entretien annuel avec votre boss ? Alors vous savez que c’est un moment porteur d’enjeux et facteur d’anxiété.

Laissez-le se préparer.
Indiquez le jour, l’heure et l’endroit et respectez l’horaire. En ne le respectant pas, vous indiquez à votre collaborateur que vous attachez peu d’importance à son évaluation.
Demandez à votre collaborateur de s’auto-évaluer. Vous devez avoir une grille d’évaluation commune et suffisamment concrète pour qu’elle soit facile à remplir.

Conduisez l’entretien

Introduisez l’entretien

Votre interlocuteur est anxieux : cette évaluation peut avoir des impacts sur sa carrière et il le sait. Par conséquent, commencez par faciliter le dialogue.

  • Souriez quand il arrive et montrez-vous ouvert.
  • Rappelez l’objectif de l’entretien.
  • Mettez-vous d’accord sur la procédure :
  1. Votre collaborateur parle le premier.
  2. Vous parlez ensuite et vous exprimez votre point de vue.
  3. Vous discutez et vous comparez vos points de vue.

Laissez parler votre collaborateur

Ce n’est pas le moment d’approuver ou non ce qu’il vous dit. C’est le moment d’écouter et de comprendre son point de vue. Vous répondrez plus tard.
C’est aussi le moment de poser des questions :

  • Comment les choses avancent-elles ?
  • Quels problèmes rencontrez-vous ?
  • Qu’est-ce qui se passe bien ?

Chaque fois que vous ne comprenez pas, demandez des éclaircissements.

Si vous avez déjà conduit ce genre d’entretien pendant l’année, il ne devrait pas y avoir de problème. Si votre collaborateur vous voit en entretien individuel une seule fois par an, il faut que vous changiez votre façon de manager. Vous ne pouvez pas attendre plusieurs mois pour :

  • Connaître le point de vue de votre collaborateur,
  • Lui faire part de vos remarques.

Parlez …

du travail courant :

  • Votre collaborateur remplit-il correctement son rôle ?
  • Les clients internes et ses collègues sont-ils satisfaits ?

des objectifs :

  • Quels étaient les objectifs ?
  • Quel était le résultat attendu ?
  • Quel est le résultat ?
  • Le délai a-t-il été respecté ?

Parlez… mais pas n’importe comment

  • Introduisez votre point de vue : “Voici comment je vois les choses.”
  • Soyez spécifique.
  • Demandez à votre collaborateur de reformuler pour vous assurer qu’il a bien compris.
  • Encouragez votre collaborateur à faire part de son désaccord éventuel.
  • Insistez sur ce que le salarié a fait de bien : c’est une évaluation, pas un tribunal !

Deux points positifs pour un point négatif, c’est l’idéal.

Concluez la réunion

Il est maintenant temps de conclure.

  • Faites le point sur la réunion.
  • Demandez à votre collaborateur si quelque chose aurait pu se passer différemment.
  • Faites un résumé de la réunion.
  • Planifiez la prochaine réunion pour établir des objectifs et un plan de développement.

Evaluez la réunion

Votre collaborateur n’est pas le seul à vouloir évoluer ! Vous aussi !

Etes-vous parvenu à établir un climat de confiance? Avez-vous écouté ce que votre salarié avait à dire?

Faites aussi le point sur :
• ce qui a été utile,
• ce qui a été inutile,
• ce que vous changerez la prochaine fois.

Préparez l’évaluation de l’année prochaine !

Préparez les objectifs

Pour les commerciaux, c’est simple : l’objectif est défini en fonction du CA et il est mesurable. Par conséquent, on peut appliquer des règles mathématiques sur les rémunérations variables. Pour les financiers et les administratifs, c’est plus compliqué.
Et puis, quels objectifs pour l’année qui vient ? Si vous avez des difficultés à trouver des objectifs avec votre équipe, faites un brainstorming.

Brainstormez !

Réunissez votre équipe autour de ces questions :
• Y-a-t-il un standard à atteindre ?
• Quel projet apporterait de la valeur à l’entreprise ? Quel outil pouvez-vous développer ? Quelle tâche pouvez-vous automatiser ?
• Où trouverez-vous des améliorations possibles de la productivité ?
• Qu’est-ce que vos clients internes aimeraient que vous fassiez ?

Faites le point.

Evaluez les idées que vous avez listées (pas de frein ni de contrainte pendant le brainstorming) :

  • Vérifiez que les objectifs potentiels sont liés avec les objectifs stratégiques et financiers de l’entreprise.
  • Classez les idées en fonction de leur importance et de leur impact financier.

Discutez de vos idées d’objectifs.

Vous aussi, allez recevoir vos objectifs de votre propre supérieur hiérarchique et il appréciera que vous lui proposiez des objectifs pertinents.

Préparez les objectifs.

Vous savez ce que votre équipe doit réaliser dans l’année qui vient. Il vous suffit de répartir les objectifs de façon à être le plus efficace possible.

  • Quels sont ceux qui requièrent vos compétences ?
  • Quels sont ceux qui ne peuvent pas être délégués ?
  • Y-en-a-t-il que vous pouvez déléguer en formant un de vos collaborateurs ?
  • Quels sont ceux qui constituent votre contribution à la réussite de votre équipe ?
  • Quelle compétence nouvelle devez-vous acquérir ?

Avant d’annoncer les objectifs à votre équipe, vous devez mettre toutes les chances de votre côté pour réussir.

Les critères de réussite.

Des objectifs doivent comporter :

  • Un résultat attendu spécifique,
  • Un délai.

Si vous avez comme objectif la mise en place d’un nouveau logiciel, à partir de quand considérez-vous que l’objectif sera atteint ?

  • Quand le logiciel sera déployé sur les machines ?
  • Quand 10% des utilisateurs seront formés ?
  • Quand 100% des utilisateurs l’utiliseront ?

Est-ce réalisable dans le délai imparti ?

Le plan de progression

Si vos collaborateurs pouvaient atteindre leurs objectifs sans aide, ce serait merveilleux. Mais … à quoi serviriez-vous ?

  • Votre collaborateur a-t-il les compétences pour réussir son objectif ?
  • A-t-il l’expérience de ce genre de projet ?
  • De quel retour de votre part aura-t-il besoin ?
  • A quelle fréquence ?

La formalisation des objectifs

Puisque vous avez discuté avec votre équipe des objectifs de l’année suivante, il ne vous reste plus qu’à les formaliser, en tenant compte des documents que vous fournit l’entreprise.
S’il manque des informations, prévoyez une annexe plus complète.

Les problèmes que vous pouvez rencontrer

Vous avez préparé l’entretien annuel de votre collaborateur avec soin. Pourtant, votre collaborateur vous pose un problème imprévu. Ca arrive. Regardez cet article, la réponse à votre question s’y trouve peut-être.

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