#3 Ecrivez pour convaincre: 15 techniques


2 astuces pour écrire le sujet

1. Ecrivez le sujet en premier

Vous aiderez le lecteur à comprendre de quoi il retourne. Et vous gagnerez du temps.

2. Ecrivez des sujets qui amèneront le lecteur à lire la suite

C’est à ça que doivent servir les objets des mails ou des mémos.
Vous pouvez poser une question :
– Avez-vous pensé à réserver une chambre d’hôtel pour mon voyage à Atlanta ?
Vous pouvez annoncer un scoop :
– Les créances clients ont diminué de 15%

5 astuces pour le corps du mail

3. Utilisez des listes à puces

Les listes à puces sont à bannir de vos présentations Power Point (sous peine d’endormissement de votre public) mais sont utiles dans un texte écrit.
Le style académique :
Nous pouvons envisager ces trois dates : vingt-trois février, dix mars et quinze avril.

Et le style « affaires »
Nous pouvons envisager ces 3 dates :

23 février

10 mars

15 avril

4. Mettez en gras certains caractères ou certains concepts

Sans exagérer : vous mettez ainsi en évidence les mots clés sur lesquels vous souhaitez attirer l’attention :
La réunion du comité de pilotage aura lieu le….
La réunion du comité de pilotage aura lieu le….

5. Utilisez des nombres

C’est un moyen efficace d’attirer l’attention des lecteurs.
Les créances clients ont diminué
Les créances clients ont diminué de 15 %

6. Utilisez le chiffre 3

C’est un nombre qui retient l’attention. Donnez 3 raisons : 1. 2. 3.

7. Dites ce que vous attendez

Ne laissez pas votre lecteur deviner ce qu’il doit faire. Vous attendez une réponse, ou une action dites-le !

Soignez votre style : 6 astuces

8. Utilisez l’actif

Les phrases à l’actif sont plus dynamiques.
Les repas seront pris en commun avec les autres participants
Vous prendrez vos repas en commun avec les autres participants

9. Enlevez les paraphrases et les adverbes

L’ordre du jour sera particulièrement chargé
L’ordre du jour sera chargé

10. Utilisez le mot parce que

Les gens se laissent convaincre s’il y a une raison logique.

11. Ecrivez comme vous parlez

Non, ce n’est pas ce qu’on vous a appris à l’école. Ce n’est pas un exercice littéraire, c’est un moyen de communication.
Néanmoins, veillez à ce que les phrases soient correctes : sinon, vous risquez d’être incompréhensible.

12. Faites des phrases positives

Pour illustrer ce concept, un de mes professeurs disait : ne pensez pas à un éléphant rose ». Utiliser des phrases négatives met l’accent sur l’opposé de ce que vous voulez.
A la place de ce que ne voulez pas, que voulez-vous ?

13. Utilisez des phrases courtes

Si nécessaire, réécrivez votre texte en le scindant en plusieurs phrases : vous serez plus clair.

Et pour finir : 2 astuces

14. Vos mails ou vos mémos doivent être courts

Les lecteurs « scannent » les mails ou les mémos. Si l’objet du mail ou du mémo ne les intéresse pas, ils passent à autre chose.
Simplifiez : deux ou trois phrases par paragraphe et un seul sujet par mail.

15. Relisez votre mail à voix haute

Si vous êtes essoufflé à la fin d’une phrase, réécrivez-la.

16. Soignez votre formule de politesse

– Bien à vous
– Très cordialement
– Amicalement

Et voici deux mails différents sur le même sujet ? Lequel attire plus votre attention ?

Mail N° 1
Objet : Comité de pilotage : date et ordre du jour
La réunion du comité de pilotage aura lieu le 2 février à 10 H 00 précises. Nous vous prions de bien vouloir éviter d’arriver en retard. En effet, nous avons un ordre du jour particulièrement chargé : approbation du compte rendu de la dernière réunion, désignation du secrétaire de séance, état de l’avancement du projet, date de la prochaine réunion.
Cordialement

Mail N° 2

Objet : La réunion du comité de pilotage aura lieu le 2 février 10 H 15. Durée de la réunion: 1 H 30.
Merci d’être ponctuel parce que l’ordre du jour est chargé :
1. Approbation du compte rendu et désignation du secrétaire de séance
2. Etat de l’avancement du projet
3. Désignation des responsables
4. Date de la prochaine réunion

Veuillez confirmer votre présence par retour de mail.

 

Votre travail de cette semaine:

Reprenez un mail que vous avez écrit et réécrivez-le en tenant compte des ces instructions.

Si vous ne l’avez déjà fait, téléchargez et lisez le livre électronique : E-mail, comment gagner du temps sans rien perdre d’important.

Amicalement

 




 

 

PS. Cette leçon est la troisième d’une série de 10 cours par mail que vous pouvez recevoir en vous inscrivant sur My Finance-Technique.com