L’entretien annuel d’évaluation en 12 questions

Entretien annuel d'évaluation

Préparez vos entretiens annuels d’évaluation

Cet article a été mis à jour en décembre 2013. Et maintenant, il a 14 questions !

S’il y a quelque chose que nous redoutons, c’est l’entretien d’évaluation annuel avec nos collaborateurs: nous avons beau le préparer soigneusement, nous ne sommes pas à l’abri d’une mauvaise surprise ou d’une question embarrassante.

1. Mes collaborateurs sont nerveux à l’idée de cet entretien.

Evitez les surprises: vous devez avoir déjà fait part de vos remarques à votre salarié.

Il s’agit d’un entretien en profondeur, mais manager des personnes suppose que vous leur parliez plus d’une fois par an.

Commencez par demander un éclairage de la part de votre collaborateur. Posez des questions et seulement après, donnez votre opinion.

Ne personnalisez pas : vous jugez la performance de votre salarié, pas votre salarié lui-même.

2. Mes collaborateurs ont tendance à se sentir critiqués lorsque je leur fais des remarques. Comment faire en sorte qu’ils comprennent l’intérêt de ces remarques ?

Avant l’entretien, préparez-vous :

  • Quelles sont les causes du problème?
  • Avez-vous contribué, d’une manière ou d’une autre, à laisser le problème non résolu?
  • Que peuvent-ils améliorer?
  • En quoi pouvez-vous les aider?

Le feedback est un outil qui doit permettre d’apprendre et de progresser.

3. L’entretien annuel d’évaluation n’est pas réellement exploité. En conséquence, mes collaborateurs n’y attachent pas d’importance. Comment le rendre efficace?

Exploitez vous-même cet entretien pour augmenter le niveau de confiance de votre équipe.

L’entretien annuel d’évaluation est l’occasion de parler avec votre collaborateur:

  • de ses performances,
  • de ses attentes,
  • de sa perception du travail.

Cela fait partie de votre job de manager. C’est un moyen d’optimiser les ressources de votre département.

Pour que ce soit efficace, il faut aussi que vous ayez d’autres entretiens, peut-être moins formels, tout au long de l’année.

4. Le document que nous utilisons est trop général ou trop vague. Quels sont les éléments que je dois prendre en compte?

Vous pouvez apporter des précisions, ou ajouter des notes manuscrites sur ce qui vous paraît important.

Il est important de mesurer les réalisations effectuées  au cours de l’année. Il faut aussi identifier les compétences qui ont permis d’atteindre les objectifs ou les obstacles qui ont gêné la réalisation du projet.

5. Je dois faire un entretien annuel d’évaluation avec un salarié qui n’a pas du tout atteint ses objectifs: comment dois-je m’y prendre?

  • Avez-vous été précis dans vos instructions?
  • L’assistance et les ressources que vous lui avez attribuées sont-elles suffisantes?
  • L’employé avait-il les compétences et l’expérience pour ce job?
  • La motivation et la confiance en soi étaient-elles suffisantes ?

 

6. Mon collaborateur n’a pas atteint ses objectifs pour des raisons indépendantes de sa volonté.

Eh bien, en tant que manager, vous êtes impliqué ! Ce n’est pas quelque chose que vous devez découvrir maintenant, parce que vous allez vous trouver devant le choix suivant :

  • Vous ne donnez pas le bonus attendu et votre salarié sera légitimement frustré.
  • Vous donnez le bonus attendu et vous envoyez un message regrettable : vous n’attachez pas d’importance aux objectifs, pas plus qu’à votre collaborateur.

Si vous êtes devant ce cas spécifique, vous comprenez pourquoi il faut faire plusieurs entretiens d’évaluation tout au long de l’année.

7. Mon collaborateur a des problèmes personnels. Dois-je les prendre en compte ?

Vous pouvez écouter votre collaborateur et témoigner de l’empathie.

Néanmoins vous devez conduire l’entretien comme pour n’importe lequel de vos collaborateurs.

Expliquez-lui quels sont les impacts de ses comportements sur l’entreprise et sur ses collègues.

8. Nous sommes dans une période difficile, comment puis-je protéger mes collaborateurs?

L’entretien annuel d’évaluation vous permettra d’être prêt si vous devez défendre vos salariés.

Vous devez non seulement évaluer les performances passées mais aussi vous demander quelles missions le collaborateur pourra remplir dans le futur.

9. Je ne me souviens pas toujours des performances de mes collaborateurs.

Il est important d’être très factuel avec vos collaborateurs :

  • Tenez un journal de bord.
  • Rencontrez- les régulièrement.
  • Faites un compte rendu de ces entretiens.

Lors de l’évaluation annuelle, vous pourrez ainsi faire une synthèse et fixer de nouveaux objectifs.

10. L’entreprise ne donne jamais suite à mes demandes de formation pour mes collaborateurs. Que faire vis à vis de mes collaborateurs?

Il est de votre responsabilité de les former : vous pouvez les aider à acquérir des compétences supplémentaires et leur offrir votre soutien, en fonction des besoins de votre service.

11. Que dois-je faire avec un salarié de mauvaise foi ?

Restez sur des faits, uniquement des faits qui peuvent être prouvés facilement.

Si vous lui faites part des remarques d’un utilisateur de votre service, assurez-vous que vous êtes capable de démontrer ce que l’utilisateur a avancé.

Une remarque vague, « Michel n’est pas très coopératif », est sans objet.

12. Que dois-je faire avec un salarié mutique ?

Vous taire ! Surtout, vous taire !

Personne n’est à l’aise avec le silence. Votre collaborateur devrait le rompre si vous, vous le maintenez.

Rappelez-vous, une partie de l’entretien est réservée au salarié : libre à lui de l’utiliser … ou pas. Mais vous, vous devez lui laisser du temps pour s’exprimer.

13. Que dois-je faire avec un salarié qui vide son sac ?

Votre salarié veut profiter de l’entretien d’évaluation pour se plaindre de la machine à café qui retient les pièces de monnaie ?

Rappelez-lui l’objectif de l’entretien.

Il n’entend pas ce que vous dites ? Demandez-lui s’il pense que ce temps est judicieusement employé.

14. Que dois-je faire avec un salarié qui se décharge sur les autres ?

Ce n’est pas de sa faute, il n’a pas eu les informations en temps voulu, ou le service informatique n’a pas installé le logiciel.

Recentrez le débat : il s’agit de son entretien d’évaluation, pas de celui de ses collègues. Par conséquent, la question est : qu’aurait-il pu faire, lui, de différent pour résoudre le problème ?

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