Préparez vos entretiens annuels d'évaluation
Si vous devez préparer l’entretien annuel avec vos collaborateurs, vous trouverez ici 12 questions courantes.
Si vous réfléchissez à l’entretien avec votre manager, voyez l’article : Préparez votre entretien annuel avec votre manager.
1. Mes collaborateurs ont tendance à se sentir critiqués lorsque je leur fais des remarques. Comment faire en sorte qu’ils comprennent l’intérêt de ces remarques ?
Préparez l’entretien:
- Quelles sont les causes du problème?
- Avez vous contribué, d’une manière ou d’une autre à laisser le problème non résolu?
- Que peuvent-ils améliorer?
- En quoi pouvez-vous les aider?
Le feedback est un outil qui doit permettre d’apprendre et de progresser.
2. L’entretien annuel d’évaluation n’est pas réellement exploité. En conséquence, mes collaborateurs n’y attachent pas d’importance. Comment le rendre efficace?
Exploitez-vous même cette entretien pour augmenter le niveau de confiance de votre équipe.
L’entretien annuel d’évaluation est l’occasion de parler avec votre collaborateur:
- de ses performances
- de ses attentes
- de sa perception du travail.
Cela fait partie de votre job de manager. C’est un moyen d’optimiser les ressources de votre département.
Pour que ce soit efficace, il faut aussi que vous ayez d’autres entretiens, peut-être moins formels, tout au long de l’année.
3. Le document que nous utilisons est trop général ou trop vague. Quels sont les éléments que je dois prendre en compte?
Vous pouvez, soit préciser les domaines, soit ajouter des notes manuscrites sur ce qui vous paraît important.
Il est important de mesurer:
Les réalisations effectuées au cours de l’année: il faut aussi identifier les compétences qui ont permis d’atteindre leurs objectifs ou les obstacles qui ont gêné la réalisation du projet.
Le comportement du salarié: respecte-t-il les valeurs et la culture de l’entreprise. Par exemple, un technicien (aussi efficace soit-il) désagréable avec un client doit améliorer son comportement.
4. Je dois faire un entretien annuel d’évaluation avec un salarié qui n’a pas du tout atteint ses objectifs: comment dois-je m’y prendre?
- Avez-vous été précis dans vos instructions?
- L’assistance et les ressources que vous avez attribuées sont-elles suffisantes?
- L’employé avait-il les compétences et l’expérience pour ce job?
- La motivation et la confiance en soi était-elle suffisante.
5. Nous sommes dans une période difficile, comment puis-je protéger mes collaborateurs?
L’entretien annuel d’évaluation vous permettra d’être prêt si vous devez défendre vos collaborateurs.
Vous devez non seulement évaluer les performances passées mais aussi vous demander quelles missions le collaborateur pourra remplir dans le futur; est-ce que son comportement et ses valeurs sont en adéquation avec celles de l’entreprise?
6. Je ne me souviens pas toujours des performances de mes employés.
Il est important d’être très factuel avec vos collaborateurs: tenez un journal de bord.
Rencontrez- les régulièrement
Faites un compte rendu de ces entretiens.
Lors de l’évaluation annuelle, vous pourrez ainsi faire une synthèse et fixer de nouveaux objectifs.
7. L’entreprise où je travaille ne donne jamais suite à mes demandes de formation pour mes collaborateurs. Que faire vis à vis de mes collaborateurs?
Il est aussi de votre responsabilité de former vos collaborateurs: vous pouvez les aider à acquérir des compétences supplémentaires et leur offrir votre support, en fonction des besoins de votre service.
8. De quoi dois-je discuter pendant l’entretien?
Vous devez discuter des points suivants:
- les objectifs à atteindre
- le délai
- les étapes essentielles
- le résultat attendu
- la formation nécessaire
- l’expérience requise
- le feedback attendu.
A la fin de l’entretien, faites un point sur la façon dont vous avez conduit l’entretien: êtes-vous parvenu à établir un climat de confiance? Avez-vous écouté ce que l’employé avait à dire? Qu’y avait-il de positif et que pouvez-vous améliorer la prochaine fois?
9. Comment effectuer un suivi des points abordés pendant l’entretien?
Vous devez faire un compte-rendu de l’entretien et en remettre une copie à votre collaborateur.
Convenez également d’un entretien dans les semaines et les mois qui viennent pour faire le point sur les objectifs à atteindre et sur le support que vous devez apporter à votre collaborateur.
10. Où et quand l’entretien doit-il avoir lieu?
L’entretien doit avoir lieu pendant les horaires de travail dans un endroit neutre (une salle de réunion par exemple). Evitez de vous asseoir derrière un bureau.
Un entretien dans un endroit neutre permettra d’instaurer un climat plus agréable.
11. Mes collaborateurs sont nerveux à l’idée de cet entretien.
Evitez les surprises: vous devez avoir déjà fait part de vos remarques à votre collaborateur.
Il s’agit d’un entretien en profondeur mais manager des personnes suppose que vous leur parliez plus d’une fois par an.
Commencez par demander un éclairage de la part de votre collaborateur; posez des questions et seulement après, donnez votre opinion.
Ne personnalisez pas et ne généralisez pas: donnez des exemples concrets de ce que vous avancez.
12. Que faire si des circonstances objectives ont empêché le collaborateur d’atteindre son objectif?
Vous devez rencontrer votre collaborateur régulièrement tout au long de l’année et évaluer ses progrès: c’est le moment de revoir les objectifs et de donner des indications sur les priorités. Si des circonstances objectives l’ont empêché d’atteindre son but: vous devez en tenir compte lors de son évaluation
Pensez toujours également à évaluer votre rôle dans le résultat.
