Facturation client : créer une facture, l’envoyer, se faire payer.

 

Ca y est ! Vous avez créé votre société et vous avez vos premiers clients.
Vous n’avez jamais fait une facture de votre vie et vous craignez de paraître peu professionnel. Vous avez interrogé vos amis qui vous ont déclaré faire leurs factures sur Excel ou utiliser un logiciel en ligne, ou pas.

Facture client : Excel ou Logiciel spécialisé

Facture sur Excel

Vous pouvez créer votre modèle sur Excel mais il est inutile de prendre cette peine : Microsoft  vous propose de nombreuses factures très professionnelles :
– Personnalisez le modèle en changeant la charte graphique pour l’adapter à la charte graphique de votre société, ajoutez votre logo et le tour est joué.
– Vérifiez que les mentions légales figurent bien sur votre facture.
– Créez un fichier pour suivre les N° des factures : le N° de facture est obligatoire et les N° de facture doivent se suivre.

Les avantages d’une facturation avec Excel

C’est gratuit.

Logiciel de facturation spécialisé

Pour un peu plus d’une centaine d’euros, vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé. Personnellement, j’utilise le logiciel Ciel *.

Les avantages d’un logiciel spécialisé

Logiciel de Factures Ciel *
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– Les factures se font très rapidement : vous n’avez à entrer les coordonnées du client et le mode de règlement qu’une seule fois, ensuite le logiciel retrouvera ses coordonnées et le mode de règlement à chaque facture. Alors que si vous faites une facture sous Excel, vous devrez indiquer à chaque fois les coordonnées complètes de vos clients et vérifier qu’il s’agit bien du bon mode de règlement.
– Le logiciel archive automatiquement les factures: vous pouvez les retrouver et les éditer de nouveau si vous en avez besoin. Si vous faites une facture sous Excel, il vous faut penser à chaque fois à “enregistrer sous”.
– Le logiciel gère les numéros de facture : pas besoin de rechercher l’information à chaque fois.

Envoyer la facture au client

Le moyen le plus simple est d’imprimer la facture et de l’envoyer par la poste à votre client.

Pouvez-vous l’envoyer par mail ?

Pour l’envoyer par mail, il vous faut l’envoyer en format .pdf: Excel le permet et les logiciels de facturation aussi.

Pourquoi l’envoyer en format .pdf ?

Parce que ce format n’est pas modifiable. Si vous l’envoyez sous un format Excel, rien n’empêche un client qui n’est pas d’accord avec votre facture de la modifier purement et simplement. Dans ce cas, ce sera très compliqué de récupérer la totalité des sommes dues.

Précautions à prendre

L’envoi en .pdf est plus simple et vous économise les frais de timbre. Mais cela signifie aussi transférer le coût (impression en temps et en consommation d’imprimante) chez votre client. De plus, vous devez être certain de l’envoyer à la bonne personne, sinon vous avez de grandes chances que votre facture reste bloquée indéfiniment dans la boîte mail de votre correspondant.
Par conséquent, avant d’envoyer une facture par e-mail : demandez l’autorisation à votre client.

Gérer les factures clients et se faire payer

La facture a été créée et envoyée à votre client. Que devez-vous faire ? Je vous donne mon organisation personnelle, adaptez-là à vos besoins.

Imprimez et classez

Imprimez deux exemplaires :
– 1 exemplaire est classé dans le dossier de factures par numéro : ce dossier constitue vos archives obligatoires.
– 1 exemplaire est classé dans le dossier des factures en attente de paiement. Chaque fois qu’un client me règle, je prends la facture et je la classe dans le dossier du client. Il ne reste donc dans ce dossier que les factures non réglées.

Veillez au règlement de vos factures

Régulièrement, reprenez le dossier des factures non réglées et examinez-le.

Factures en retard de règlement

Vous êtes probablement surchargé de travail, alors inutile d’envoyer des courriers de relance (sauf pour constituer un dossier) : c’est totalement inefficace. Décrochez votre téléphone et appelez votre client. Cela vous permettra de détecter les problèmes : facture non reçue, bon de livraison égaré etc.
Si vous avez du mal à joindre votre correspondant (en réunion, parti déjeuner, pas encore rentré de déjeuner, en formation etc.), c’est mauvais signe : commencez à écrire.

Factures proches du règlement

Appelez votre client et assurez-vous qu’il n’y a aucun problème que vous pourriez résoudre rapidement. Ca vous permettra d’être réglé à l’échéance. Si un problème survient dans une facture client, la facture sort du circuit bien huilé des entreprises pour rejoindre la masse des problèmes que des personnes débordées ont à régler : ce ne sera pas leur priorité d’appeler un fournisseur pour un bon de livraison égaré. En revanche, c’est la vôtre.

En résumé, adaptez ces 3 étapes à votre organisation :
– créer la facture
– envoyer et archiver la facture
– se faire payer

Et gardez à l’esprit que l’organisation doit être simple et efficace.

* Les liens vers Amazon sont sponsorisés : si vous achetez ce livre ou cet outil, je touche une commission, ceci étant dit, je ne recommande que des livres que j’ai lus personnellement ou des outils que j’utilise personnellement. Catherine

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