Comment rédiger une procédure de notes de frais ?

La preuve par les justificatifs

La preuve par les justificatifs

Connaissez-vous les problèmes les plus couramment soulevés par la gestion des notes de frais ?

“- J’ai perdu mon justificatif de _”
“- J’ai pris une amende de stationnement parce qu’il n’était pas possible de _”
“- Je n’ai pas trouvé d’hôtel dont les tarifs étaient dans la limite autorisée parce que _”
“- Pourriez-vous me rembourser tout de suite parce que _”
“- Mon supérieur m’a autorisé ce dépassement parce que _”

Pourtant, sur le principe c’est simple, les collaborateurs n’ont pas à supporter des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Dans la pratique…

Dans la pratique, tout est une question de limites à faire respecter.

Oui, mais les collaborateurs essaient de repousser les limites.
Ne pas être remboursé de 2 euros, ça les énerve.
Vous, d’expliquer qu’il faut respecter la procédure et de négocier, ça vous énerve aussi. Vraiment, vous avez autre chose à faire.
Il est temps d’établir ou de réviser la procédure de notes de frais.
Inspirez-vous de ces idées pour rédiger ou améliorer votre procédure.

Comment fixer les limites ?

1. Fixez des limites relatives.

Plutôt que de fixer un plafond, indiquez des noms de chaînes d’hôtels, ce qui résout le problème des frais plus élevés à Paris qu’en Province. Et si le collaborateur choisit un autre hôtel, il doit rester dans les limites des prix de ces chaînes.

2. Fixez une limite dans le temps.

Les notes de frais transmises trois mois après la dépense ne sont plus prises en charge.

3. Prévoyez une procédure pour les dépassements.

Si des dépassements de frais sont nécessaires, ils doivent non seulement être approuvés par le supérieur mais également être justifiés par écrit. A inclure dans la procédure de notes de frais.

4. Rendez compte des dépassements.

Régulièrement, proposez un retour aux managers : quel manager permet le plus de dépassements, quels services gèrent le mieux les notes de frais … »

Comment fixer des règles de principe ?

5. Demandez la justification du déplacement.

Le collaborateur doit justifier la nécessité de se déplacer. Lorsqu’il s’agit de réunions internes, des moyens moins coûteux tels que la téléconférence ou la vidéo conférence peuvent être utilisés.

6. Interdisez les invitations internes.

Il n’est pas possible d’inviter un collègue à déjeuner ou à dîner : il s’agit alors d’avantages en nature et cela relève du service des ressources humaines.

7. Listez les dépenses non remboursables sur notes de frais.

Aucune fourniture de bureau n’est remboursée sur notes de frais. Ces fournitures sont disponibles dans la société et tout achat à l’extérieur est considéré comme un achat personnel.

Les abonnements à des magazines doivent être souscrits au nom de la société. Les abonnements personnels à des organismes professionnels peuvent être remboursés mails ils sont soumis à l’approbation des RH.

Aucun don, à quelque organisme que ce soit, n’est remboursé sur notes de frais. C’est une politique qui doit être décidée par l’entreprise. Ce qui facilite aussi le refus aux quémandeurs et fournit un argument simple: “je ne suis pas habilité à faire des dons au nom de l’entreprise ».

Les repas et les voyages pour les époux ou les épouses ne sont pas autorisés : ils doivent être pris en charge par le collaborateur.

L’alcool (hors vin pendant les repas) n’est pas remboursé. Les pourboires et les dépenses supplémentaires ne sont pas remboursés.

Comment justifier ?

8. Précisez qui approuve le déplacement.

Il est de la responsabilité du manager de vérifier la nécessité du déplacement. Il est de la responsabilité du service comptable de vérifier que la procédure est appliquée.

9. Indiquez quels sont les justificatifs acceptés.

Les notes de carte de paiement ne sont pas acceptées comme justificatifs.
Lorsque le salarié se fait rembourser des notes de frais où figurent d’autres personnes, il doit indiquer le nom des invités.
Les frais engagés pour les formations sont à établir sur un document séparé pour faciliter la gestion du budget formation.

10. Vérifiez régulièrement les règles d’imposition et de soumission aux charges sociales.

L’URASSF met un document à votre disposition.

Le document à utiliser pour se faire rembourser

11. Faites un document simple.

Concevez un document facile à remplir et disponible sur l’intranet de l’entreprise, ou mettez en place un logiciel de gestion des notes de frais.

12. Faites ressortir la TVA.

La TVA doit être ressortie pour pouvoir être saisie facilement.

13. Soyez intransigeant.

Toute note incorrectement remplie est retournée à l’expéditeur et déduite du prochain paiement (si paiement automatique), ou non remboursé (si paiement après vérification).

Comment limiter la fraude ?

14. Discutez avec le service des ressources humaines.

La fraude ou le non respect des procédures entraîneront des sanctions, ou au minimum l’arrêt du paiement automatique.

15. Soyez précis.

Une tolérance peut être instituée pour les parcmètres mais ils sont de plus en plus rares à ne pas délivrer de justificatif.
Les justificatifs perdus ne sont pas remboursés.
Vous ne pouvez discuter des limites sans entamer un débat sans fin, chacun essayant de tirer dans son sens : les collaborateurs pour obtenir plus, l’entreprise pour donner moins. C’est un jeu à somme zéro : ce que l’un gagne, l’autre le perd. Mais vous pouvez discuter du comment et faciliter la procédure des remboursements.

Réfléchissez : êtes-vous prêt à accepter des exceptions ? Si c’est le cas, vous devez reconsidérer votre procédure de notes de frais, sinon elle sera inutilisable et vous repartirez dans des discussions sans fin. Indiquez clairement dans la procédure les exceptions possibles.

Communiquez, communiquez et communiquez encore sur les procédures. Il ne faut pas que les collaborateurs soient pris par surprise : vous ne pouvez pas changer les règles du jour au lendemain. Alors, annoncez que vous travaillez sur une procédure de notes de frais, et annoncez sa mise en application suffisamment à l’avance.

Mettez la procédure de notes de frais sur l’intranet de l’entreprise et veillez à ce qu’un exemplaire en soit remis à tout nouveau collaborateur.

Rappelez que ces règles sont nécessaires à la non imposition pour l’entreprise mais aussi pour le salarié.

En conclusion, établir une procédure de notes de frais fait appel à des compétences qui n’ont pas grand-chose à voir avec la finance : capacité à convaincre, capacité à se faire entendre et capacité à comprendre les besoins et les attentes de ses interlocuteurs.

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