Comment gérer l’infobésité en 4 étapes

gestion des données personnellesJe ne pense pas qu’il n’y ait qu’une seule source à nos difficultés professionnelles. Mais il y a une source qui est peu prise en compte : avez-vous déjà suivi une formation pour apprendre à gérer l’infobésité ?

Et pourtant, vous recevez trop d’e-mails pour avoir le temps de tous les lire. Et que dire des capacités de collecte d’informations d’ERP ?

Si vous pensez que vous passez plus de temps à produire de l’information qu’à l’analyser et à lui donner un sens, il est temps de vous rebeller.

Changez votre rapport à l’information

Vous ne pouvez pas donner un sens à toute l’information du monde si vous ne savez pas ce que vous cherchez. Oui, il y a peut-être une information essentielle cachée au milieu de tous ces rapports, mais quelle est la chance pour que vous la trouviez par hasard simplement en lisant consciencieusement tous les rapports que vous recevez, pour qu’elle soit mise en évidence juste là sous vos yeux ? Et de toute façon, le rapport que vous lisez sera bientôt remplacé par le rapport tout aussi volumineux du mois suivant.
Alors tant pis, vous allez peut-être rater quelque chose – peut-être – mais en vous organisant, c’est certain, vous allez trouver beaucoup de choses.

Les informations sur lesquelles vous devez travailler en entreprise

Etape 1 – Restreignez l’information sur laquelle vous travaillez

Vous devez répondre aux questions suivantes :

Quel objectif poursuit l’entreprise ? Forcément, elle cherche à gagner de l’argent mais ce genre de réponse ne va pas beaucoup vous aider. Comment cherche-t-elle à gagner de l’argent ? En prenant des parts de marché ? En réduisant ses coûts ? En appliquant une stratégie donnée ? Quel problème l’entreprise cherche-t-elle à résoudre ?
Répondez aussi à cette question :
– A quoi saurez-vous que l’ objectif est atteint ?

Etape 2 Cherchez les informations en lien avec vos réponses

Vous savez à quoi mesurer la réussite de l’objectif de l’entreprise : quelles sont les informations disponibles, quelles informations devez-vous collecter ?
Il vous faut maintenant chercher les informations à corréler à ce résultat : qu’est-ce qui fera que le résultat s’améliorera ? Si vous ne savez pas, interrogez d’autres personnes et écrivez vos hypothèses, par exemple :

Les coûts de l’entreprise diminueront au fur et à mesure que nous externaliserons l’activité A.

Etape 3 – Cherchez aussi les informations qui contredisent les hypothèses

Vous savez sur quelles informations vous devez travailler. C’est bien mais ça ne suffit pas : prenez en compte les arguments des opposants. Demandez à ceux qui pensent que les coûts de l’entreprise ne diminueront pas grâce à l’externalisation de l’activité A sur quelles hypothèses ils s’appuient. Qu’est-ce qui peut poser problème Quels seront les impacts négatifs ?
Encore une fois cherchez les informations disponibles et celles que vous allez devoir collecter.

Etape 4 Cherchez les corrélations

Une fois que vous avez collecté les informations, cherchez des corrélations. Que vous ayez ou non des corrélations, présentez des résultats. Sans oublier de présenter les données et les liens avec les résultats financiers : c’est votre job après tout.

Les informations sur lesquelles vous devez travailler personnellement

C’est un petit peu différent : vous n’allez pas chercher des corrélations entre des données. En revanche, devez-vous lire toutes les newsletters auxquelles vous êtes abonné (oui, effectivement, c’est valable pour la mienne aussi bien qu’elle soit essentielle pour le développement de votre carrière) ?
Lisez les magazines et les newsletters en fonction de deux paramètres :
– les objectifs que vous devez atteindre ou le problème que vous voulez résoudre ;
– ce qui vous intéresse : vous avez le droit de vous intéresser à quelque chose qui ne vous sert à rien, du moins aujourd’hui.

Supprimez impitoyablement tout ce qui n’est pas en lien avec vos objectifs ou ce que vous n’avez pas envie de lire. Et si vous n’avez pas envie de lire un article ou un livre en rapport avec votre objectif, êtes-vous certain que vous avez choisi le bon objectif ?

En résumé :
– déterminez les objectifs à atteindre ;
– choisissez l’information en fonction de ces objectifs ;
– Traitez-la et analysez-la.

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