Catherine Perrin

Comment aborder une évolution de poste en interne

16 février 2012 By Catherine Perrin

Plongez dans ce nouveau poste - © Mikael Damkier - Fotolia.com

Et si ce nouveau poste en interne était la chance de votre vie ? Pas question d’échouer parce qu’en temps de crise, les échecs ne pardonnent pas. Comment mettre toutes les chances de votre côté pour réussir cette évolution interne ?

Vous avez déjà accepté des défis dans de nouvelles entreprises, mais cette fois-ci, vous n’avez pas forcément cent jours pour convaincre : votre réputation est déjà établie, par conséquent vous n’aurez pas de période de grâce.

1. Utilisez l’expérience acquise lors de vos embauches précédentes.

Remettez en cause la vision que vous avez de ce nouveau poste en interne

Les cabinets de recrutement peignent souvent une situation plus rose qu’elle ne l’est réellement. De même en interne, votre management vous a peut-être décrit la mariée plus belle qu’elle ne l’est. Partez à la chasse aux informations.

Demandez à vos collaborateurs : si vous deviez changer une chose, laquelle serait-ce ?

Vous êtes le plus beau patron

Vous avez rencontré des personnes en accord avec vous : c’est le bonheur, vous pensez que vous allez pouvoir vous appuyer sur ces personnes pour faire avancer votre évolution professionnelle. Au fil du temps, vous vous êtes rendu compte qu’elles ne tenaient pas leurs promesses, et qu’elles étaient systématiquement d’accord avec la personne qui avait le plus d’influence dans l’entreprise.

Prenez le temps d’apprendre à connaître tous vos collaborateurs. Si vous vous appuyez sur des “yes men” notoires, vous perdrez toute crédibilité vis à vis des autres membres de votre équipe.

De plus, les “yes men” éviteront de vous donner toute information susceptible de vous déstabiliser, alors que vous avez besoin de ces informations.

Pour votre évolution de carrière, il vous faut des collaborateurs qui vous présentent la réalité telle qu’elle est.

Mettez de côté vos certitudes

Ce qui a marché dans votre précédent poste ne marchera pas forcément dans le nouveau. Pensez au syndrome “pas inventé ici”. Ce syndrome conduit une équipe à rejeter une méthode ou un projet venant de l’extérieur au profit de solutions construites en interne.

2. Préparez-vous avant que l’annonce soit officielle.

Vous savez que vous allez avoir cette promotion interne. Inutile d’attendre que l’annonce soit officielle pour vous préparer.

Obtenez les documents internes

Faites-vous communiquer les reportings, les rapports d’entretiens d’évaluation. Obtenez tous les documents qui peuvent vous aider à mieux comprendre le défi auquel vous allez faire face.

Observez

Puisque personne (ou presque) ne sait encore que vous allez bénéficier de cette évolution interne, c’est le moment d’observer le comportement de vos futurs collaborateurs : vont-ils changer de comportement lorsque vous serez leur boss ? Est-ce qu’ils vont devenir plus à l’écoute et plus flexibles ? Si c’est le cas, vous savez que vous ne pouvez leur accorder qu’une confiance mesurée.

Soyez à l’écoute : on se confiera à vous facilement.

3. Anticipez les difficultés

Certaines difficultés sont faciles à anticiper.

Evaluez votre réseau d’influence existant

Vous avez pu compter jusqu’ici sur votre réseau : il a été efficace et vous a aidé dans votre évolution professionnelle. Sera-t-il aussi efficace dans votre nouveau poste ?

Qui peut vous aider à réussir cette évolution de carrière ? Comment pouvez-vous entrer en contact avec ces personnes ?

Redéfinissez vos relations avec vos anciens collègues

Si d’anciens collègues ou d’anciens pairs sont maintenant sous votre responsabilité hiérarchique, il faut que vous redéfinissiez le contrat qui vous lie. Et le plus tôt sera le mieux. Ayez une discussion claire avec eux et expliquez vos nouvelles attentes.

Il est possible que certains d’entre eux n’acceptent pas d’être dirigés par vous. S’ils partent, c’est aussi une opportunité de reconsidérer votre organisation.

Créez de nouveaux indicateurs

A quoi verrez-vous que vous réussissez dans ce nouveau poste ? Vos anciens indicateurs ne sont peut-être plus pertinents.

C’est également vrai pour vos objectifs personnels : qu’avez-vous réalisé jusqu’à présent ? Voulez-vous plus de ce que vous avez ? Attendez-vous quelque chose de nouveau ou de différent de cette promotion ?

Cultivez-vous

Quelle est la culture de votre entreprise ? Si vous arrivez dans un nouveau service, la culture que vous connaissez déjà peut-elle s’appliquer à ce nouvel environnement ? Quels sont les comportements organisationnels que vous devez connaître ?

4. Réfléchissez avant de réorganiser

Les managers adorent réorganiser parce qu’ils montrent ainsi immédiatement qu’ils sont actifs et dynamiques. Mais les collaborateurs, eux, détestent les réorganisations, sources de stress et d’angoisse. Elles ressemblent trop au jeu des chaises musicales : à l’arrêt de la musique il y a moins de chaises (postes).

Si votre objectif est de réduire les coûts, vous ne pourrez peut-être pas y échapper. Mais si votre objectif est autre, quel est-il ?

- Produire plus ?

- Produire plus vite ?

- Améliorer la qualité du service ?

Il faut du temps pour qu’une nouvelle organisation prenne son rythme de croisière et que les réseaux informels, nécessaires au bon fonctionnement d’un service se mettent en place. Par conséquent, votre réorganisation peut d’abord apparaître comme un échec.

Quelles sont les autres solutions possibles ? Pesez les pour et les contre. Si besoin, faites un brainstorming avec votre équipe.

Si vous avez été nommé à ce poste, c’est que votre management vous fait confiance. Vous n’avez besoin de l’approbation de personne pour réussir. Allez-y et pensez à maintenir une vie équilibrée.

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Filed Under: Gestion de carrière

14 bonnes pratiques pour que la gestion des notes de frais ne soit plus un cauchemar

2 février 2012 By Catherine Perrin

Gestion des notes de frais © Carlos Caetano - Fotolia.com

1. Proposez une formation de 20 minutes pour les responsables d’un budget ou les commerciaux

• Quelles sont les procédures de remboursement de notes de frais ?
• Quels sont les documents à remplir ?
• Quels peuvent être les problèmes, comment les résoudre ?

En d’autres termes, comment peut-on travailler ensemble ?

2. Fournissez une carte d’affaires, à débit différé, sur le compte personnel du salarié

Une carte d’affaires est une carte de paiement nominative. Les salariés l’utilisent pour régler leurs dépenses professionnelles.

De plus, l’opérateur fournit un certain nombre de services complémentaires :

• Rapports analytiques qui permettent de mieux gérer les dépenses ;
• Assurances ;
• Assistance.

3. Utilisez des fournisseurs communs à plusieurs établissements avec lesquels les prix ont été négociés

Restez cependant flexible : il se peut que des fournisseurs locaux soient plus intéressants. Si c’est le cas, vous risquez de générer de la frustration en imposant des fournisseurs moins compétitifs.

4. Consolidez et analysez les notes de frais pour connaître les fournisseurs avec qui négocier

Pour être efficace, ayez recours à un logiciel qui permet de faire des reportings multicritères.

5. Demandez aux utilisateurs de faire directement leurs réservations en ligne

C’est plus efficace que des allers-retours entre une assistante et l’utilisateur. Si nécessaire, organisez une mini formation sur le sujet.

6. Supprimez les pré-approbations (sauf en cas de pays à risque ou de surclassement)

Dans la pratique, les notes de frais sont systématiquement approuvées. Par conséquent, c’est une perte de temps.

7. Pas d’avance de trésorerie sur notes de frais

Utilisez la carte d’affaires à la place. Les avances de trésorerie sur notes de frais créent un travail sans valeur ajoutée.

8. Donnez la possibilité de retirer de l’argent liquide grâce à la carte d’affaires

Les utilisateurs doivent pouvoir retirer de l’argent liquide : ce n’est pas toujours facile de prévoir le montant dont on aura besoin. De plus certaines dépenses (frais de taxis) ne peuvent pas être payées par carte.

9. Proposez des notes de frais pré-remplies automatiquement grâce aux cartes d’affaires

Beaucoup de gens détestent remplir leurs notes de frais, facilitez-leur la vie.

10. Mettez en place un système automatisé

Le système automatisé intègre des paramètres internes tels que niveau d’autorisation, approbation hiérarchique, etc.

11. Scannez les justificatifs et rapprochez-les des dépenses

Pour éviter qu’un membre de votre équipe le fasse. C’est long et fastidieux.

12. Automatisez la comptabilisation des notes de frais

Si vous avez un logiciel qui vous permet d’obtenir les statistiques souhaitées, simplifiez la comptabilisation des notes de frais au maximum.

13. Auditez 20% des notes de frais, et 100% de celles des personnes connues pour poser problème

Vérifier toutes les notes de frais demande beaucoup de temps alors qu’un grand nombre ne comportent pas d’erreur.
Soyez impitoyable avec les tricheurs. Ayez une procédure et des sanctions claires.

14. Remboursez systématiquement avant 30 jours

La carte d’affaires débite les dépenses après 30 jours. Si vous respectez la pratique ci-dessus, cela ne doit pas poser de problème. Il est possible de payer avant d’avoir vérifié les notes de frais.

Filed Under: Organisation service financier

Ce que Jack Sparrow peut vous enseigner sur la gestion de carrière

19 janvier 2012 By Catherine Perrin

Tout homme qui n’est pas à sa place reste sur place.
Jack Sparrow – Pirate des Caraïbes.

Apprenez de Jack Sparrow à gérer votre carrière © DjiggiBodgi.com - Fotolia.com

La plupart des gens pensent qu’il faut bouger pour avancer. Je suis d’accord, bien sûr. Mais pas seulement : il faut s’assurer de faire ce qu’il faut au bon moment. Voici ce que Jack Sparrow peut vous enseigner sur la gestion de carrière .

1/ A défaut d’un mentor, choisissez-vous un modèle

Pour créer le personnage de Jack Sparrow, Johnny Depp s’est inspiré du look et de l’attitude de Keith Richards, guitariste des Rolling Stones. En outre, Keith Richards est présent dans deux films de la série où il joue le père de Jack Sparrow. Même un acteur aussi talentueux que Johnny Depp a besoin d’un modèle.
Si vous avez un mentor, vous savez que vous gérerez mieux votre carrière parce qu’il vous permet :

- De connaître plus de choses rapidement sur votre entreprise
- De connaître les aspects politiques de l’entreprise
- D’avoir des conseils pertinents

Toutefois, il n’est pas toujours facile de trouver un mentor parce les collaborateurs en entreprise sont surchargés de travail et ont peu de temps libre. Alors, si vous avez des difficultés à trouver un mentor, trouvez-vous un modèle. Un modèle est quelqu’un qui saura vous inspirer, comme Keith Richards a inspiré Johnny Depp. Face à un problème que vous ne savez pas résoudre : qu’aurait fait votre modèle à votre place ?

2/ Adaptez-vous à votre marché : suivez les tendances

Le public a envie de voir des pirates, de retrouver ses rêves d’enfance, d’aventures et de liberté. Ainsi, le deuxième volet de la série : Pirate des caraïbes, le secret du coffre maudit est l’un des rares films a avoir généré plus d’un milliard de dollars de recettes.

Votre CV est la synthèse de vos savoir-faire et de votre expérience. Difficile de décrire tout ce qui résulte de vos années d’expérience. Pour réussir un CV plus percutant, demandez-vous ce que veut votre public, c’est-à-dire vos futurs employeurs. Quels profils sont recherchés par les entreprises ? Pouvez-vous vous adapter, acquérir une nouvelle compétence qui vous permettra
d’aller plus loin dans votre carrière ? Faites de la veille : Inscrivez-vous à un réseau professionnel, abonnez-vous à la Harvard Business Review (en anglais), regardez LinkedIn Today , suivez-moi sur Twitter.

3/ Bougez ! Trouvez de nouveaux défis à relever

A chaque film son méchant ! Le capitaine Barbossa et Davy Jones sont les méchants des deux premiers films, le capitaine Sao Feng donne du fil à retordre à Jack Sparrow dans le troisième opus et c’est enfin au tour d’Edouard Teach ( Barbe Noire) de défier Jack Sparrow. Un nouveau film et Jack Sparrow se trouve devant des défis inédits.

En bougeant, non seulement, vous continuerez à apprendre mais vous étendrez aussi votre ré seau professionnel de façon efficace. Il est impossible de d’atteindre une position de pouvoir sans quelques inimitiés et nous sommes ainsi faits que les ressentiments durent plus longtemps que la reconnaissance.
Peu importe tout ce que vous avez fait pour votre service ou votre société, c’est ce que vous n’avez pas fait ou mal fait qui reste plus longtemps dans les esprits. Lorsque vous bougez, avec qui allez-vous rester en contact ? Faites une petite liste et prenez soin d’appeler au moins une fois tous les 6 mois. Peut-être, devriez-vous réserver un moment pour déjeuner avec certaines personnes.

4/ Essayez : tant pis si ça ne marche pas du premier coup

Il y a eu 8 scenarios différents pour le 3ème volet de la saga : Jusqu’au bout du monde.
En tant que financier d’entreprise, nous sommes peu habitués à échouer : un bilan et un compte de résultat, ça ne se rate pas. Mais toutes les études montrent que les directeurs financiers ne doivent pas se contenter de leur expertise, il faut avoir le sens du business. Et si vous n’échouez jamais, c’est que vous n’essayez pas assez dur !
Pour une bonne gestion de carrière, il vous faut apprendre et apprendre encore.
Savoir échouer suppose :
- Faire la différence entre échec et faute
- Etre capable de reconnaître sa part de responsabilité dans l’échec
- Apprendre de ses erreurs
- Définir les limites : jusqu’où pouvez-vous aller de façon à ce que l’échec soit supportable
Quelle est votre prochain mouvement : où allez-vous aller ? Pour faire quoi ?

5/ Créer votre propre marque

Jack Sparrow est un pirate pas très net : souvent ivre et titubant mais toujours plus malin que les autres. Un rôle en or pour Johnny Depp qui a fait beaucoup pour la création de ce personnage. En retour, Jack Sparrow a fait de Johny Depp un acteur « bankable »
Si vous voulez participer à des projets d’envergure, si vous voulez gagner en notoriété, il vous faut travailler ce qui vous rend unique et attractif. Développer votre marque personnelle, c’est communiquer aux autres une image claire et cohérente et qui bien sûr vous correspond. C’est un élément indispensable de votre gestion de carrière.

Gérer votre carrière va bien au de là de connaître les techniques financières, informatiques ou autres sur le bout des doigts. Si vous avez envie de mieux gérer votre carrière, j’ai développé pour vous un cours en 10 parties : au-delà de la technique . C’est gratuit et vous en saurez plus en cliquant ici : Gestion de carrière et compétences.

Filed Under: Gestion de carrière

S’organiser pour réussir

23 novembre 2011 By Catherine Perrin

« La raison d’être d’une organisation est de permettre à des gens ordinaires de faire des choses extraordinaires. » Peter Drucker

S'organiser pour réussir

Tous les jours, vous devez faire des choses extraordinaires :

• Réussir votre vie professionnelle et personnelle
• Créer votre entreprise
• Relever le nouveau défi que votre boss vient de déposer, l’air de rien, sur votre bureau
• Faire face au rachat, à la fusion de votre entreprise
• Faire face à la dernière réorganisation, alors même que la précédente n’est pas achevée

Si vous vous retrouvez dans ces affirmations :

1. Vous avez l’esprit encombré d’une foule de choses
2. Une chose oubliée surgit au mauvais moment (ex : en réunion avec votre boss, vous vous dites qu’il faut changer les pneus de votre voiture)
3. Votre todo list est interminable
4. Vous passez un temps infini à refaire, reclasser les tâches de votre todo list
5. Votre bureau est encombré
6. Vous mettez longtemps à vous mettre en route quand vous arrivez au bureau
7. Vous n’êtes pas satisfait de votre journée quand vous quittez le bureau
8. Vous avez essayé plusieurs systèmes d’organisation personnelle, et vous les avez abandonnés
9. Vous êtes anxieux à l’idée d’oublier quelque chose d’important

Pour être plus efficace, adoptez des idées de ce livre : S’organiser pour Réussir : Getting Things Done (méthode GTD)*

1/ Soulagez votre esprit

Si vous vous êtes souvenu qu’il fallait porter votre voiture au garage en pleine réunion, c’est que votre cerveau ne sait pas gérer correctement vos priorités. S’il savait, il vous le rappellerait quand vous êtes près d’un téléphone pour que vous puissiez prendre rendez-vous.

La solution pour s’organiser : écrivez tout ce que vous avez à faire dans un système fiable.

Mon outil préféré : mon smartphone. Je m’envoie des mails à moi-même, que je traite en même temps que tous les mails.

2/ Clarifiez vos tâches

SI vous avez des tâches qui traînent sur votre liste, c’est que vous n’avez pas clarifié les étapes à réaliser.

La solution pour s’organiser : Décidez de ce que vous devez faire en premier pour démarrer cette tâche.
Ainsi « : porter la voiture au garage » devient « téléphoner pour prendre RV ». A condition que vous ayez le numéro de téléphone du garage. Sinon, la première action sera : consulter l’annuaire.

Mon outil préféré pour les tâches complexes : une série de questions
- Qu’est ce que je dois avoir fait pour que ma voiture soit réparée ?
- Je dois l’avoir portée au garage
- Qu’est-ce que je dois avoir fait pour la porter au garage ?
- Je dois avoir pris RV
- Qu’est-ce que je dois avoir fait pour prendre RV
- Je dois avoir le numéro de téléphone

3/ Faites plusieurs listes.

Si vous passez trop de temps à travailler sur votre todo-list, c’est qu’elle est trop compliquée à gérer.

La solution pour s’organiser : avoir plusieurs listes

Acheter le livre sur Amazon - Lien sponsorisé*

Ma liste préférée : « Incubation », vous pouvez l’appeler aussi : « un jour, peut-être ».C’est une liste qui favorise la créativité parce que des connections peuvent se faire entre deux idées, jetées sur le papier à deux moments différents. Surtout, ma liste « A faire » n’est pas polluée par des idées imprécises que je n’entreprendrai jamais ou alors dans quelques mois.

4/ Ayez un système adapté

Si vous abandonnez les nouveaux systèmes, qui ont pourtant l’air performants, c’est qu’ils ne sont pas adaptés à votre organisation.

La solution pour s’organiser: réfléchissez comment un outil peut – ou pas – s’insérer dans votre organisation.

Mon outil préféré : Le rappel des tâches d’Outlook, toutefois, je ne l’utilise que si deux conditions sont remplies :
- Je sais clairement ce que je dois faire
- Il faut le faire précisément ce jour là et pas un autre. Si ce n’est pas le cas, je clique sur : répéter dans 1 Jour » et après un moment, c’est le fouillis et j’ai 18 tâches à faire.
Si ces deux conditions ne sont pas remplies, les tâches sont dans ma liste « à faire ».

5 / Maintenez votre système

Si vous avez des listes et des dossiers partout, c’est que votre système n’est pas fiable.

La solution pour s’organiser : prévoyez de revoir votre système régulièrement. Prenez des rendez-vous avec vous même et faites une check List de ce que vous devez vérifier dans votre système.

Mon moment préféré : le vendredi après-midi parce que c’est un moment plus calme, et où les urgences sont rares.

6/ Décidez de ce que vous allez faire

Si vous hésitez sur la tâche à réaliser, c’est que le critère « priorité » n’est pas le premier critère à prendre en compte.

La solution pour s’organiser : utilisez la grille de décision de David Allen
Les critères à prendre en compte, par ordre de priorité, sont les suivants :
- Le contexte (comment passer vos appels tel si vous êtes en avion ?)
- Le temps dont vous disposez
- Votre énergie
- Vos priorités
Même si les 3 premiers critères ne sont pas ceux auxquels vous pensiez, ils sont incontournables. Quand les priorités prennent le pas sur l’énergie ou le temps, c’est stressant.

Mon outil préféré : Excel et ses filtres. J’ai rajouté une colonne « Contexte » et une colonne « Temps ». Le temps est défini très grossièrement : 5 Min, 1 Heures, 2 Heures ou Journée. Ca me permet de filtrer en fonction de ces priorités et de savoir immédiatement ce que je peux faire, sans avoir à passer en revue une longue liste.

Est-ce que ce livre est fait pour vous ?

Cette méthode a remporté un énorme succès aux Etats-Unis et elle le mérite. Faire plus en étant moins stressé, vous en rêvez peut-être.

S’organiser prend du temps

Si vous êtes patient, vous pouvez la mettre en place. Vous n’êtes pas obligé de la mettre en place en une seule fois. Personnellement, je l’ai fait petit à petit.

S’organiser pour réussir, mais réussir quoi ?

Cette méthode suppose que vous sachiez ce que vous voulez réussir, si vous êtes en recherche d’emploi, elle risque de ne rien vous apporter. En revanche, si vous prenez un nouveau poste, ou si vous êtes débordé : elle peut vous faire gagner du temps et ce n’est pas si mal.

S’organiser n’est pas simple

Il faut appliquer entièrement cette méthode pour profiter de son efficacité, même si toute amélioration de son organisation personnelle est bonne à prendre.

S’organiser suppose d’être rigoureux

Cette méthode est efficace si on la maintient dans le temps. De plus, elle a un côté très administratif qui peut rebuter.

Si vous avez envie d’essayer, cliquez ici : S’organiser pour Réussir : Getting Things Done (méthode GTD)*

Visitez la boutique Amazon de Finance Technique *

* Lien sponsorisé : si vous achetez ce livre, je touche une commission, ceci étant dit, je ne recommande que des livres que j’ai lus personnellement.

Filed Under: J'ai lu

Une méthode pour se former par la lecture : SQ3R

9 novembre 2011 By Catherine Perrin

SQ3R : une méthode pour se former © FotolEdhar - Fotolia.com

50% de ce que vous lisez est oublié avant 1 /4 d’heure !

Même si la lecture de livres professionnels est idéale pour se former, vous la négligez peut-être en raison de son manque d’efficacité.

3 raisons de se former grâce à la lecture

Tandis qu’une formation requiert un budget de plusieurs centaines d’euros, les livres ne coûtent qu’une dizaine d’euros.

Alors qu’une formation requiert une disponibilité de plusieurs jours, les livres peuvent être lus à peu près n’importe quand, et en plusieurs fois.

Tandis qu’une formation requiert d’être présent à un endroit donné (formation en présentiel) ou une connexion internet (e-learning), les livres peuvent être lus n’importe où.

La méthode SQ3R

S Survol
Q Question
R (Re)lire
R Reformuler
R Réviser

Quelques astuces pour utiliser au mieux cette méthode

Survol

• Page de couverture, endos de livre, table des matières, introduction, conclusion.
• Pour un texte : titres, sous-titres, mise en page, introduction et conclusion, les légendes sous les photos, les graphiques.

En survolant le livre, vous connaîtrez la structure de ce que vous allez lire.

Question

• Est-ce que la lecture de ce livre me sera utile ?
• Dois-je entreprendre la lecture de ce livre en entier ? De certains chapitres seulement ?
• Quelles sont les raisons de la lecture ?
• Rédiger des questions qui permettent d’orienter la lecture.
• Changer les titres ou les têtes des chapitres en question.
• Qui, quand, quoi, où et pourquoi ?

En lisant, vous chercherez les réponses aux questions et vous les mémoriserez plus facilement.

(Re) Lire

• Découper la lecture en chapitres / sections et résumer en reformulant.
• Souligner les idées importantes, les mots clés (pas plus de 10% du texte).
• Encercler les mots clés
• Encadrer les passages importants et écrire dans la marge
• Ajouter des indices et des symboles
• Prendre des notes sur une feuille distincte en suivant la logique du texte.
• Chercher les réponses aux questions que l’on vient de formuler : rajouter des questions si nécessaire.

En lisant, vous allez structurer l’information

Reformuler

• Résumés et synthèses
• Associations
• Tableaux synoptiques
• Graphiques et schémas
• Cartographie des idées
• Faire des fiches de lecture : fiches de citations, fiches résumés, fiches commentaires personnels sans oublier les fiches bibliographiques.
• Faire une table des matières, inscrire les thèmes et les sous-thèmes ainsi qu’un guide indiquant les idées les plus importantes du texte.

En reformulant, vous vous concentrez sur l’information.

Réviser

• Revoir et apprendre la formulation déjà faite.
• Discuter de la lecture avec d’autres personnes.
• Reprendre les questions et vérifier que l’on peut y répondre correctement, sans relire la section.

En répétant, vous apprenez

Utilisez ces astuces, comme vous le souhaitez pour créer votre propre méthode SQ3R et vous former.
Pour trouver des livres utiles à votre vie professionnelle, cliquez ici *

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Les présentations orales de Steve Jobs : 7 astuces faciles à reproduire

2 novembre 2011 By Catherine Perrin

Une présentation orale qui électrise © Sergej Khackimullin - Fotolia.com

Avez-vous besoin d’électriser des milliers de personnes quand vous annoncez les résultats mensuels de votre société ? Pas vraiment : vous avez juste besoin que vos auditeurs laissent de côté leur smartphone et écoutent ce que vous avez à leur dire.

Imaginez la tête de votre auditoire si vous présentez un cercueil en guise d’épitaphe pour les résultats financiers attendus ! Cet humour décalé risque de déplaire.

Ceci étant dit, Steve jobs reste l’un des plus fascinants orateurs de tout les temps. Vous pouvez utiliser certaines de ses méthodes, faciles à reproduire, et les adapter à votre métier ou à votre présentation orale.

1/ Introduisez un élément de fascination

Convenons-en : l’annonce des résultats mensuels de l’entreprise est important certes, mais ça n’a rien de fascinant. Introduire une métaphore permet d’ajouter cet élément de fascination.

Dans la video ci-dessus, Steve Jobs utilise le cercueil comme métaphore : il fait ressortir les similitudes entre l’enterrement et l’abandon du logiciel d’exploitation. Il utilise l’émotion et fascine son auditoire. Regardez également la présentation orale d’Elmar Mock et son utilisation des métaphores

La métaphore introduit aussi un élément de curiosité : quel est le lien entre ce cercueil et Apple ?

2/ Invitez un expert

Vous ne pouvez pas demander à Bill Gates de vous donner un coup de main ? Tant pis, mais, quel expert peut vous aider à emporter une décision ou à convaincre vos interlocuteurs d’agir ?
Si vous pensez que vous allez avoir du mal à convaincre votre auditoire parce qu’il ne vous fait pas confiance sur un sujet, conviez un expert. Trouvez votre expert dans votre réseau professionnel.

3/ Soyez positif

Steve Jobs n’annonce pas que la participation de Microsoft va éviter la faillite d’Apple. Il annonce qu’Apple apportera une dynamique incroyable dans son secteur. Ce faisant, Steve Jobs donne une dynamique positive à son discours.

4/ Donnez seulement les chiffres qui comptent

Vous le savez : parler de chiffres à un auditoire est compliqué.
Alors qu’il s’agit d’un évènement financier majeur, Steve Jobs donne très peu de chiffres : il précise que 150 millions d’actions ont été achetées au prix du marché. Ce faisant, il donne l’importance de l’évènement.

5/ Des présentations courtes et rythmées

Les présentations de Steve Jobs sont courtes mais elles sont structurées .
Il utilise souvent une structure en trois parties. Ainsi, il annonce trois nouveaux produits : un téléphone, un iPod tactile et un appareil pour surfer sur Internet. En réalité, il ne s’agit que d’un seul appareil : l’iPhone.
3 messages, c’est le maximum de ce que vos auditeurs peuvent retenir. Utilisez-le pour faire des présentations percutantes

6/ Un seul sujet par slide

Pas une seule liste à puces : bannissez-les aussi ; sauf à endormir votre auditoire ou à les voir retourner frénétiquement à leurs smartphones.

7/ Des slides très légers

Utilisez une image (à acheter sur un site comme Fotolia*) et un texte court. Vos auditeurs vous écouteront pour en savoir plus.

En résumé

Oubliez le jean 501, le sweat noir et les baskets, le cercueil, la fumée et la rose. Oubliez les heures de répétition pour faire naturel. Tout ce qui précède est facile à reproduire et vous aidera à améliorer vos présentations orales.
Choisissez une de ces sept technique et appliquez-là lors de votre prochaine présentation.

* Lien sponsorisé

Filed Under: Présentation orale

5 outils PNL pour managers

9 octobre 2011 By Catherine Perrin

Outils PNL pour managers

#1 Pour convaincre son boss

Est-ce que votre boss est orienté procédure ou résultat ?
Si votre boss est orienté résultat, parlez-lui directement du résultat que vous comptez obtenir.
Si votre boss est orienté procédure, prévoyez de lui expliquer comment vous allez parvenir à ce résultat.

#2 Pour communiquer avec un collaborateur

Est-ce qu’il aime plutôt lire, écouter ou faire ?
S’il aime lire, envoyez-lui, un email, un mémo. S’il aime plutôt écouter, allez dans son bureau et expliquez-lui ce que vous attendez de lui. S’il aime faire; donnez lui une tâche à exécuter.

#3 Pour vendre une idée

Votre interlocuteur est-il global ou spécifique ?
Si votre interlocuteur est global, il voit d’abord l’ensemble d’une situation : c’est ce qu’il faut présenter en premier et ensuite seulement descendre dans les détails.
A l’inverse, si votre interlocuteur a besoin de détails pour se faire une idée générale, prévoyez de rentrer beaucoup plus dans les détails : il en a besoin pour se faire une opinion et comprendre le schéma.

#4 Pour débloquer une communication incompréhensible

Vous ne comprenez pas la réaction de votre interlocuteur ?
Posez des questions – à vous et à lui – pour éclaircir ces points :
- Quel est précisément le comportement qui vous pose problème ?
- Y-a-t-il des capacités, des savoir faire qui manquent ?
- Que croyez-vous de cette situation ? Qu’est-ce que votre interlocuteur croit ? Quelles sont vos hypothèses ? les siennes ? Vos attentes ? les siennes ?
- Quel est votre rôle ? Quel est le rôle de votre interlocuteur ?
- Quelle est votre mission, quelle est la sienne.

#5 Débloquer un conflit entre deux collaborateurs

Deux de vos collaborateurs sont en conflit et vous prennent comme arbitre ?
Faites ceci pour chacun de vos collaborateurs séparément :
Demandez à votre collaborateur de s’asseoir et de vous expliquer la situation de son point de vue. Laissez le parler. Vous pouvez lui poser toutes les questions qui vous viennent à l’esprit, en particulier: quel est, ou quel a été son intention ? Ne commentez en aucune manière ce qu’il vous dit.
Quand il a fait le tour de la question, demandez-lui de changer de siège et demandez lui de vous décrire la situation en se mettant à la place de son collègue. Il doit dire « je » et parler au présent. Laissez le parler. Vous pouvez lui poser toutes les questions qui vous viennent à l’esprit mais ne commentez d’aucune manière ce qu’il vous dit.
Quand vous pensez que votre collaborateur a élargi sa vision ou sa perception des choses, faites la même chose avec le suivant.
Et il ne reste plus qu’à leur demander de discuter ensemble

Vous voulez en apprendre plus sur la PNL et son application dans les entreprises ?
Une société lyonnaise utilise la PNL pour vous conseiller et vous former en communication et management des équipes : visitez le site de CONGRUENCES. (lien non sponsorisé)

Filed Under: Management

La vérité sur les carrières en centre de services partagés

2 octobre 2011 By Catherine Perrin

50% des groupes internationaux ont mis en place un Centre de Services Partagés ou prévoient de la faire.

Travailler en Centre de Services Partagés, une opportunité de carrière ?

Aller travailler en Centres de Services Partagés, c’est une forme de spécialisation, un choix de carrière.

Les avantages

- Votre expertise se développera parce que les CSP recrutent des personnes très qualifiées
- Vous travaillerez à l’international
- Vous travaillerez dans des services où le mot productivité prend tout son sens parce que les volumes sont mesurés.
- Vous améliorerez vos compétences en management (création de pôles, indicateurs de performance)
- Vous augmentez vos chances de carrière parce que certains groupes se servent des Centres de Services Partagés comme de pépinières.

Les inconvénients

- Les tâches sont segmentées
- Vos « clients » auront un jugement sévère parce que leurs exigences sont très fortes (est-ce réellement un inconvénient ?)
- Vous devez être mobile
- Il est plus difficile d’avoir un sentiment d’appartenance vis à vis de l’entreprise
- Il n’y a pas de liens de management avec l’entreprise

Le Centre de services Partagés, c’est un moyen de valoriser une fonction support. Les comptables et les financiers sont en dehors de l’activité de l’entreprise, en travaillant en Centre de Services Partagés, c’est s’assurer que son expertise et son employabilité continue à se développer.

Travailler en entreprise, quelles différences ?

Les entreprises auront toujours des financiers, qu’elles aient choisi ou non de recourir à un Centre des Services Partagés. Mais le métier sera alors différent: c’est moins l’expertise que la capacité à devenir un réel business partner qui comptera.

Pour être un directeur financier en entreprise, il vous faudra :
- avoir une vrai compétence à communiquer et à convaincre
- avoir une connaissance approfondie du business de l’entreprise
- avoir travaillé dans d’autres fonctions de la finance

Pour en savoir plus

- Les centres des services partagés comptables et financiers en France : une étude de Price Waterhouse
- Valoriser les fonctions support de l’entreprise: la voix de l’externalisation : un article de CFO-News
- Reinventing the Cfo: How Financial Managers Can Transform Their Roles And Add Greater Value 2006 – Jeremy Hope * (en anglais)

* Lien sponsorisé: La société touche une commission si vous achetez après avoir cliqué sur le lien. Ceci étant dit, je ne recommande que des livres que j’ai lus personnellement.

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3 outils pour comprendre le comportement des autres

27 septembre 2011 By Catherine Perrin

Si vous voulez progresser, faites progresser les autres : vous apprendrez autant sur vous que sur les autres. Pour cela, il faut comprendre le comportement des autres.

Est-ce que ces attitudes vous sont familières ?
- Vous évitez des membres de votre équipe parce que leurs problèmes et leurs commentaires sont envahissants
- Vous aimez travailler porte fermée
- Vous préférez résoudre un problème technique plutôt qu’un problème humain
- Vous aimeriez évoluer mais sans la partie gestion d’équipe, qui vous rebute
- Vous vous sentez dépassé lorsque vous devez faire face à l’émotion des autres
- Vous ne savez pas gérer les conflits au sein de votre équipe
- Vous découvrez les problèmes au dernier moment ou trop tard
- Vous avez l’impression que vos collaborateurs ne vous écoutent pas même si vos arguments sont logiques
- Vos collaborateurs disent : « oui, je vais le faire » mais rien ne se passe.

Pour réussir, vous dépendez de votre équipe mais votre équipe n’est pas celle de vos rêves. Vous ne pouvez pas changer les gens autour de vous, vous ne pouvez même pas les contrôler. En revanche, vous pouvez essayer de comprendre leurs comportements pour mieux les faire progresser et mieux progresser vous-même.

Outil#1 – 5 questions pour décrypter des situations problématiques

Vous avez vos propres valeurs, vos propres croyances et c’est la même chose pour vos collaborateurs. Les valeurs et les croyances de vos collaborateurs peuvent être différentes ; si elles sont proches, elles peuvent varier en intensité ou en importance.
Vous avez aussi des attentes et vous agissez en fonction d’hypothèses qui vous paraissent raisonnables. Etes-vous certain de connaître les attentes ou les hypothèses de vos collaborateurs ?

Quand un collaborateur a un comportement incompréhensible, utilisez cette série de questions :
1. Qu’avez-vous vu ? entendu ?
2. Qu’avez-vous cru, pensé ?
3. Quelles sont les conclusions que vous en avez tirées ?
4. Quels sont vos sentiments à ce sujet ?
5. Comment auriez-vous aimé que ça se passe ?

Vous allez ainsi collecter des informations qui vous aideront à comprendre le comportement de votre collaborateur.

Outil #2 – Construire la confiance entre vos collaborateurs et vous

Une équipe forte est une équipe dont les membres se font confiance.

Confiance – vous avez dit confiance ?

La confiance, dans le milieu professionnel, est la certitude plus ou moins grande que les autres n’agiront pas de façon opportuniste, qu’ils n’exploiteront pas votre vulnérabilité.

Vous pouvez baser la confiance dans les membres de votre équipe de deux manières différentes :

1. La confiance basée sur la rétorsion

Les membres de votre équipe savent que vous avez la possibilité d’utiliser des mesures de rétorsion. S’ils ne font pas ce que vous leur demandez, comme vous le demandez, vous pouvez agir sur leurs augmentations de salaires ou sur des avantages divers ; vous pouvez même sanctionner ou licencier. Influencer le comportement des autres par la rétorsion est une base fragile qui peut être détruite au premier écart.

2. La confiance basée sur la connaissance de l’autre

La connaissance de l’autre permet de prévoir ses comportements. Plus vous connaissez quelqu’un et plus vous êtes en mesure de prédire la façon dont il va se comporter. Vous saurez ainsi dans quelles circonstances vous pouvez lui faire ou non confiance.
Cette confiance est moins fragile et ne craint pas d’être détruite au premier comportement qui ne convient pas à vous, ou à votre collaborateur.

Pour atteindre cette confiance, il vous faut communiquer avec l’autre, apprendre à le connaître et à comprendre se comportements.

La communication est jugée selon :
- La quantité : combien de fois ?
- La qualité : est-ce que vous parlez de sujets qui m’intéressent ?

Sortez de votre bureau et parlez à vos collaborateurs : vous devez apprendre qui ils sont, ce qu’ils aiment, ce qu’ils détestent, ce qu’ils attendent de leur travail etc.

Outil #3 – Le feedback

Maintenant que vous avez décidé de mieux connaître et de mieux comprendre les membres de votre équipe, il vous faut communiquer avec eux quand ils répondent à votre attente ou, au contraire, quand vous n’avez pas obtenu ce que vous désiriez.

Vous allez voir que c’est beaucoup plus facile si vous utilisez ces règles :
• Commencer obligatoirement par un ou deux points positifs
• Evoquer les points à améliorer
• Conclure par un point positif qui a été conservé pour cette étape.

Ce que vous cherchez à faire est d’améliorer les comportements futurs, il n’y a rien que vous ne puissiez faire concernant les comportements passés.
Faites le régulièrement et introduisez un planning. Voyez régulièrement les membres de votre équipe à date fixe : cela réduira leur anxiété. Rappelez-vous: être convoqué soudainement dans le bureau de son boss est très anxiogène.

En d’autres termes, cessez de considérer vos collaborateurs comme des problèmes et considérez-les comme des personnes à comprendre. Utilisez ces trois outils :
- La série de question quand un comportement vous dépasse
- La confiance basée sur une connaissance approfondie d’une personne
- Le feedback pour influencer sur le comportement et la progression d’un collaborateur.

Appliquez ces méthodes pour comprendre le comportement des autres, et votre équipe et vous-même allez progresser. Maintenant, il vous reste à le faire savoir ; inscrivez-vous à notre cours gratuit sur la gestion de carrière : au-delà de la technique.

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Lisez aussi : 9 comportements organisationnels que vous devez connaître.

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FASB, IASB, ASB, IAS, FRS et IFRS : comment s’y retrouver ?

26 septembre 2011 By Catherine Perrin

Les comptables seraient-ils tellement conformistes et sans imagination qu’ils appellent tous leurs organismes et leurs règles de la même façon ?

On pourrait le croire à la vue des articles de journaux qui rendent compte des travaux de ces organismes : une lettre d’écart seulement entre FASB, IASB et ASB. Ce pourraient être des articles que l’on parcourt d’un œil distrait si ce n’est que ces organismes préparent notre métier de demain.

Que vous appliquiez déjà les IFRS (International Financial Reporting Standards ) ou non, vous devez vous intéresser à l’évolution de ces normes parce qu’elles auront une influence sur tous les métiers de la finance.
Lisez cet article qui vous explique en détail les organismes importants : IASB, FASB et les autres, et 15 minutes par semestre feront de vous un financier avisé.

Les organismes

IASB : International Accounting Standards Board

L’ IASB est issu de la restructuration de l’IASC, créé en 1973 par les instituts comptables de 9 pays dont la France, afin de créer des normes comptables internationales.
L’IASC émettait des IAS, l’IASB émet des IFRS mais a adopté les IAS : les normes peuvent donc s’appeler IAS ou IFRS selon la date où elles ont été émises.
Vous trouverez une liste des IFRS sur ce site. Si vous parlez anglais, vous trouverez des e-learning gratuits sur le site de Deloitte.

FASB : Financial Accounting Standards Board

Le FASB développe les normes comptables américaines couramment appelées GAAP (General Accepted Accounting Principles)

ASB : Accounting Standards Board

Pour les britanniques, l’ ASB émet des FRS (Financial Reporting Standards)

ANC : Autorité des Normes Comptables

En 2009, l’ANC a remplacé en France le CNC (Comité Nationale de la Comptabilité).
Elle donne un avis préalable sur toutes les dispositions d’ordre comptable. L’ANC défend aussi la comptabilité à la française devant les instances internationales, et publie ses commentaires aux travaux de l’IASB.

En bref, deux grands organismes se partagent la rédaction des normes. Même si vous n’êtes pas concerné par les normes américaines, il vous faut connaître la position du FASB parce que cette position aura une influence sur l’IASB et la position de l’IASB aura une influence sur l’ANC.

Que devez-vous savoir ?

Vous devez connaître le cadre conceptuel des normes internationales parce qu’il définit les grands concepts qui doivent être appliqués. Le FASB et l’IASB ont leur propre cadre conceptuel avec leur propre application :
Le cadre conceptuel rédigé par l’IASB s’impose aux sociétés si aucune norme n’est applicable.
Le cadre conceptuel rédigé par le FASB ne s’impose jamais aux sociétés américaines.
Les deux organismes, IASB et FASB, travaillent sur la rédaction d’un cadre conceptuel commun.

A quoi devez-vous veiller ?

Les deux organismes qui ont un poids significatif en comptabilité sont l’IASB (IFRS) et le FASB (GAAP). Ces deux organismes publient sur leur site Internet leur calendrier de travail. Deux fois par an, regardez ce calendrier. Ensuite rapprochez-vous de l’ANC pour connaître la position française dans le débat.

Et maintenant, vous savez ce qu’il faut faire pour être un financier avisé !

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