14 bonnes pratiques pour que la gestion des notes de frais ne soit plus un cauchemar

Gestion des notes de frais © Carlos Caetano – Fotolia.com

Votre équipe est toujours débordée ? Vous avez du mal tenir vos objectifs et vous avez l’impression de toujours courir après le temps ?
Combien de temps passe votre équipe à gérer les frais de déplacement des collaborateurs de l’entreprise ? Ramenez ce temps à la totalité du temps disponible de votre équipe ? A la valeur ajoutée du processus ?
Si vous pensez que la gestion des frais de déplacement consomme trop de temps et d’énergie, pensez à modifier votre organisation et à adopter des bonnes pratiques.

1. Proposez une formation de 20 minutes pour les responsables d’un budget ou les commerciaux

• Quelles sont les procédures de remboursement de notes de frais ?

• Quels sont les documents à remplir ?

• Quels peuvent être les problèmes, comment les résoudre ?

En d’autres termes, comment peut-on travailler ensemble ?

2. Fournissez une carte d’affaires, à débit différé, sur le compte personnel du salarié

Une carte d’affaires est une carte de paiement nominative. Les salariés l’utilisent pour régler leurs dépenses professionnelles.

De plus, l’opérateur fournit un certain nombre de services complémentaires :

• Rapports analytiques qui permettent de mieux gérer les dépenses

• Assurances

• Assistance

3. Utilisez des fournisseurs communs à plusieurs établissements avec lesquels les prix ont été négociés

Restez cependant flexible : il se peut que des fournisseurs locaux soient plus intéressants. Si c’est le cas, vous risquez de générer de la frustration en imposant des fournisseurs moins compétitifs.

4. Consolidez et analysez les notes de frais pour connaître les fournisseurs avec qui négocier

Pour être efficace, ayez recours à un logiciel qui permet de faire des reportings multicritères.

5. Demandez aux utilisateurs de faire directement leurs réservations en ligne

C’est plus efficace que des allers-retours entre une assistante et l’utilisateur. Si nécessaire, organisez une mini formation sur le sujet.

6. Supprimez les pré-approbations de dépenses (sauf en cas de pays à risque ou de surclassement)

Dans la pratique, les notes de frais sont systématiquement approuvées. Par conséquent, c’est une perte de temps.

7. Pas d’avance de trésorerie sur notes de frais

Utilisez la carte d’affaires à la place. Les avances de trésorerie sur notes de frais créent un travail sans valeur ajoutée.

8. Donnez la possibilité de retirer de l’argent liquide grâce à la carte d’affaires

Les utilisateurs doivent pouvoir retirer de l’argent liquide : ce n’est pas toujours facile de prévoir le montant dont on aura besoin. De plus certaines dépenses (frais de taxis) ne peuvent pas être payées par carte.

9. Proposez des notes de frais pré-remplies automatiquement grâce aux cartes d’affaires

Beaucoup de gens détestent remplir leurs notes de frais, facilitez-leur la vie.

10. Mettez en place un système automatisé de gestion de notes de frais

Le système automatisé intègre des paramètres internes tels que niveau d’autorisation, approbation hiérarchique, etc.

11. Scannez les justificatifs des frais de déplacement et rapprochez-les des dépenses

Pour éviter qu’un membre de votre équipe le fasse. C’est long et fastidieux.

12. Automatisez la comptabilisation des notes de frais

Si vous avez un logiciel qui vous permet d’obtenir les statistiques souhaitées, simplifiez la comptabilisation des notes de frais au maximum.

13. Auditez 20% des notes de frais, et 100% de celles des personnes connues pour poser problème

Vérifier toutes les notes de frais demande beaucoup de temps alors qu’un grand nombre ne comportent pas d’erreur.

Soyez impitoyable avec les tricheurs. Ayez une procédure et des sanctions claires.

14. Remboursez systématiquement les frais de déplacement avant 30 jours

La carte d’affaires débite les dépenses après 30 jours. Si vous respectez la pratique ci-dessus, cela ne doit pas poser de problème. Il est possible de payer avant d’avoir vérifié les notes de frais.

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