12 moyens d’améliorer le cycle commandes règlements

Optimisez le cycle commandes fournisseurs

Voici 12 moyens : pour savoir lequel vous intéresse le plus, étudiez les raisons de non règlement de vos créances clients et travaillez sur celles qui ont le plus d’impact sur les règlements.

1/ Contrôle des documents

Contrôlez les documents ainsi que le détail des enregistrements administratifs :
– est-ce que l’adresse de facturation est correcte ?
– les délais de paiement du fichier client sont-ils ceux qui ont été négociés et approuvés par le client ?
– Avez-vous envoyé la quantité requise de factures, avec les documents nécesssaires au paiement par le client
– Etc…
Vous réduirez les délais dus à des litiges administratifs

2/ Calcul d’une limite d’encours

Le calcul de la limite d’encours permet de réduire le risque financier attaché à une société en particulier. Vous pouvez créer votre propre formule d’encours, en utilisant le CA passé, les incidents de paiement, le délai de règlement négocié ou avoir recours à des sociétés spécialisées.

3/ Application de sanctions

En appliquant des sanctions : intérêts de retard ou blocage de livraison, vous donnez une raison à votre client de vous régler.

Intérêt de retard : cette sanction est à utiliser avec discernement car la plupart des entreprises ne les paient pas ; dans ce cas cette sanction n’est rien d’autres que du travail administratif supplémentaire. Pour appliquer des sanctions, il vous faut convaincre vos représentants commerciaux de le négocier avec vos clients.

Blocage des livraisons : avant de bloquer les livraisons, avertissez votre client ainsi que le commercial en charge de ce client. Laissez-leur une chance de régler le problème avant que le blocage n’intervienne ; il est souhaitable de fixer une limite. C’est un moyen très efficace pour se faire régler, en revanche c’est aussi un moyen certain de mécontenter un client : à utiliser en collaboration avec les commerciaux.

4/ Politique de crédit et de règlement

Construisez une politique de crédit et donnez des instructions de règlement. La politique de crédit peut être simple ( les conditions de paiement de la société X sont 30 jours fin de mois) ou plus complexes, en fonction des segments d’activité, de l’importance des clients (clients stratégiques ou non).

5/ Réduisez les délais de facturation

Le client ne paie qu’à partir de la date de facture. Par conséquent, il est souhaitable de facturer au plus tôt, dès que le produit a été livré ou dès que la prestation de service a été rendue.
Exemple : une société a livré un produit à un client le 12 janvier avec des conditions de règlement à 30 jours net ; une facturation immédiate permettra à la société d’encaisser le montant de la facture le 12 février. Mais si la société attend le 2 février pour facturer, elle ne pourra encaisser le montant de la facture que le 2 mars.

6/ Réduisez les risques de litige et de déduction

Les règlements des factures fournisseurs sont désormais automatisés dans la plupart des sociétés : les services de comptabilité fournisseurs règlent très rapidement un grand nombre de factures. Mais, si un grain de sable se glisse dans la procédure, les choses vont devenir plus compliquées : beaucoup de sociétés sont réticentes à faire un paiement partiel de facture même si leur système informatique le permet : elles bloquent purement et simplement la facture. Et un délai supplémentaire est nécessaire avant que la facture ne soit réglée.

7/ Assurez-vous que les règlements sont conformes aux termes négociés

Bien souvent, un règlement est enregistré sans vérification :
–  Est-ce que l’escompte effectivement déduit correspond aux délais de paiement : il arrive que des clients ne respectent pas le délai de paiement mais déduise néanmoins l’escompte prévu en cas de paiement rapide.
– Est-ce que le délai paiement réel correspond au délai de paiement négocié ?

8/ Donner une priorité aux comptes majeurs pour optimiser la trésorerie

La loi de Pareto, également connue sous le nom de loi des 20/80, est une loi empirique qui se vérifie souvent. Selon cette loi,  20% (plus ou moins) de vos comptes clients représentent 80% de votre encours clients : il est plus efficace de consacrer du temps aux 20% de vos comptes clients qui représentent 80% du montant des créances clients non réglés que l’inverse ou de consacrer du temps de façon indifférenciée à tous vos comptes.

9/ Allouez et lettrez correctement vos règlements sur une base journalière

Enregistrer les règlements quotidiennement et lettrer les comptes vous permettront d’être plus efficace dans la relance des comptes clients :
– L’automatisation des relances, par courrier, e-mail ou même SMS sera facilitée.
–  Vous éviterez de relancer des clients par erreur, ce qui risquerait de les indisposer.

10/ Identifiez rapidement les différences de règlement et résolvez les problèmes au plus tôt

Une différence de règlement peut signifier différentes choses :
–  Le client a déduit un escompte de règlement : est-ce que cela correspond à ses conditions de règlement ? Si, oui, a-t-il respecté le délai en deçà duquel il pouvait déduire un escompte ?
– Y-a-t-il un litige partiel sur la ou les factures qui ont été réglées : dans ce cas, quel est ce litige ?

11/ Emettez les avoirs rapidement

Il arrive qu’un client bloque une facture pour son montant total alors que le litige ne concerne qu’une petite partie de la facture. Il peut y avoir de la mauvaise foi de la part du client mais pas forcément : les règlements des factures se faisant de plus en plus automatiquement, une facture qui sort pour une raison ou une autre du circuit habituel prendra plus de temps qu’une facture qui ne pose aucun problème ; dans ce cas il sera plus simple de ne pas la régler du tout plutôt que de faire un règlement partiel. Emettre les avoirs rapidement réduit le temps d’attente.

12/ Prenez connaissance des processus de règlement de ses clients

Connaître les processus de règlement de ses clients permettra d’accélérer le règlement :
–  Combien d’exemplaires de factures sont-ils nécessaires à votre client ? En envoyer moins que ce qu’ils demandent risque de ralentir le processus et soyez certain que vous le saurez uniquement grâce à un appel téléphonique de relance.
– Qui vérifie les factures ? Qui approuve les factures ?
– Comment règlent-ils ? Par chèque, par billet à ordre ou par virement ?
–  Quel est leur fréquence de règlement ?

Vous pouvez télécharger la leçon complète d’aujourd’hui en cliquant ici.

PS Ceci est la dernière leçon d’un cours intitulé 7 jours pour diagnostiquer vos comptes clients. Si vous ne les avez pas reçus, inscrivez-vous ici.